Przejdź do treści

Jak wprowadzić fakturę zakupu i ją zadekretować

Fakturę zakupu, np. pobraną z KSeF, masz najpierw w rejestrze dokumentów finansowych. Stamtąd tworzysz z niej dokument w Rejestrze zakupów, uzupełniasz go, a dekretujesz w rejestrze dokumentów finansowych.

W skrócie

  • Gdzie w programie: Rejestry → Rejestr dokumentów finansowych. Utworzony dokument zobaczysz w Rejestry → Rejestr zakupów.
  • Co powstaje: faktura w rejestrze VAT z dekretami na wybranych kontach i paragrafach.
  • Na koniec: zaliczenie budżetowe, zatwierdzenie i dekretacja w rejestrze dokumentów finansowych.

Zanim zaczniesz

  • Faktura jest w rejestrze dokumentów finansowych. Fakturę z KSeF najpierw przyjmij według przewodnika Jak przyjąć fakturę z KSeF.
  • Dokument finansowy ma uzupełnioną zakładkę Tabela VAT. Bez niej program nie utworzy dokumentu w rejestrze zakupów.
  • Znasz rejestr VAT i sposób odliczenia VAT dla tej faktury.

Kroki

  1. Otwórz Rejestry → Rejestr dokumentów finansowych i zaznacz fakturę na liście.
  2. Sprawdź w kolumnie H, czy dokument nie ma już powiązanego dokumentu handlowego. Przycisk Dodaj służy do dokumentów, które go jeszcze nie mają.

  3. Kliknij Dodaj na pasku narzędzi.

    Przycisk Dodaj na pasku narzędzi rejestru dokumentów finansowych
    Przycisk Dodaj na pasku narzędzi rejestru dokumentów finansowych

  4. W oknie Ustawienia dokumentu handlowego sprawdź i w razie potrzeby zmień parametry nowego dokumentu:

    • Typ dokumentu, np. Faktura zakupu VAT,
    • Rejestr Vat, np. Z – Rejestr zakupów,
    • Rodzaj zakupu (wybierasz go ze słownika) i Typ zakupu: Inwestycje albo Pozostałe,
    • Naliczenie Vat od kwoty: Netto albo Brutto,
    • Odliczenia VAT: Odliczony, Odliczony % albo Nieodliczony,
    • datę wystawienia i datę VAT: nowa albo przejęta z dokumentu finansowego,
    • Opis dokumentu: czy i skąd przepisać opis.

    Okno Ustawienia dokumentu handlowego
    Okno Ustawienia dokumentu handlowego

  5. Kliknij Wybierz. Program tworzy dokument handlowy i otwiera okno Dokument handlowy z danymi przeniesionymi z dokumentu finansowego: kontrahentem, kwotami i datami.

  6. Uzupełnij dokument. W razie potrzeby popraw zakładki Zaliczenie VAT i Zaliczenie budżetowe.
  7. Zapisz dokument. Pojawia się na liście w Rejestrze zakupów.
  8. Wróć do rejestru dokumentów finansowych i zadekretuj fakturę tam: na zakładce Zaliczenie budżetowe kliknij Nowe i dodawaj pozycje, aż pole Do przypisania pokaże 0,00. Potem kliknij Weryfikuj, Zatwierdź w sekcji Status dokumentu i Dekretuj. Szczegóły są w przewodniku Jak zaakceptować dokument finansowy.

Nie dekretuj ponownie w Rejestrze zakupów

Faktura zadekretowana w rejestrze dokumentów finansowych ma dekretację widoczną na zakładce Księgowość. Program nie pozwoli zaksięgować jej drugi raz z poziomu Rejestru zakupów.

Z poziomu Rejestru zakupów

Tę samą procedurę uruchomisz też w Rejestrze zakupów przyciskiem Dodanie faktury z rejestru dokumentów finansowych. Lista w oknie Wybór dokumentu dla dokumentu finansowego pokazuje domyślnie tylko dokumenty z uzupełnioną Tabelą VAT, które nie zostały jeszcze pobrane do rejestru dokumentów handlowych.

Efekt

Faktura jest w rejestrze VAT, a w rejestrze dokumentów finansowych jest zatwierdzona i ma dekrety na wybranych kontach i paragrafach.

Gdy coś nie działa
  • Komunikat „Nie uzupełniono wymaganej tabelki VAT dla tego dokumentu finansowego”. Uzupełnij zakładkę Tabela VAT w dokumencie finansowym i kliknij Dodaj jeszcze raz.
  • Komunikat „Przekroczenie” w oknie Status weryfikacji. Plan na paragrafie nie pokrywa kwoty. Zatwierdzenie może wymagać korekty planu (patrz Jak zmienić plan budżetu).
  • Nie możesz usunąć dekretacji faktury. Rozrachunek rozliczony w całości lub częściowo blokuje usunięcie. Najpierw cofnij rozliczenie (patrz Jak poprawić błąd).
  • Faktury nie ma w rejestrze dokumentów finansowych. Wprowadź ją ręcznie w Rejestrze zakupów (patrz Dodanie faktury zakupu FZ).
  • Faktura od rolnika ryczałtowego. Użyj Faktury VAT RR.
  • Faktura z odwrotnym obciążeniem. Patrz Odwrotne obciążenie.

Co dalej