Deklaracje VAT

Moduł Deklaracje VAT służy do tworzenia, weryfikowania, agregowania i wysyłki deklaracji podatku od towarów i usług — zarówno w postaci klasycznej deklaracji VAT-7/VAT-7K, jak i ustrukturyzowanego pliku JPK_V7M/JPK_V7K, łączącego część deklaracyjną i ewidencyjną. Moduł obsługuje dwa tryby tworzenia deklaracji:

• deklaracja cząstkowa — dedykowana jednostkom składającym deklarację częściową do organu nadrzędnego (np. jednostka budżetowa JST składająca dane do Urzędu Miasta/Gminy); część deklaracyjna zaokrąglana jest do 0,01 zł;
• deklaracja zbiorcza — pozwala wygenerować deklarację JPK_V7 dla całej jednostki (np. Urzędu Gminy jako centrali) i przygotować ją do wysyłki, albo zagregować wiele wcześniej zatwierdzonych deklaracji cząstkowych jednostek podległych w jedną deklarację rozliczeniową, a następnie przygotować wysyłkę zbiorczą do Ministerstwa Finansów.

Moduł dostępny jest z poziomu menu głównego programu, w opcji Rejestry → Deklaracje Vat.

Okno główne Deklaracje VAT

Okno Deklaracje VAT dzieli się na trzy obszary: Okresy podatkowe (drzewo po lewej stronie), Lista deklaracji (tabela z paskiem narzędzi) oraz Zakładki panelu dolnego (szczegóły zaznaczonej deklaracji).

Okresy podatkowe

Drzewo po lewej stronie okna prezentuje strukturę okresów rozliczeniowych: gałąź Deklaracje VAT → rok (np. 2026) → miesiące (Styczeń–Grudzień) przeplecione kwartałami (I–IV kwartał — dla rozliczeń kwartalnych VAT-7K/JPK_V7K). Po rozwinięciu węzła danego miesiąca pojawiają się dwa poddrzewa: cząstkowa i zbiorcza, odpowiadające dwóm trybom tworzenia deklaracji opisanym we wstępie. Gdy wybierzemy węzeł miesiąca (lub jego poddrzewo cząstkowa/zbiorcza) i użyjemy odpowiedniego przycisku paska narzędzi (patrz niżej), rozpoczyna się tworzenie nowej deklaracji za dany okres. Przycisk nad drzewem (ikona struktury/hierarchii) pozwala przełączyć widok okresów podatkowych.

Pasek narzędzi listy deklaracji

Lista deklaracji

Zakładki panelu dolnego

Panel dolny prezentuje szczegóły zaznaczonej na liście deklaracji, w ośmiu zakładkach.

Szczegóły

Podstawowe dane deklaracji: Typ/Wer/Rodzaj (np. JPK_V7M, wersja 23, rodzaj Cząstkowa), Rok/Msc/Kw, numer systemowy, Jednostka, sekcja Cel deklaracji (Złożenie deklaracji / Korekta deklaracji) z polami Data i Podpisał, oraz sekcja z polami Zatwierdził, Autor (web), Wysłał (web) i znacznikami web-deklaracja, wysłana, odrzucona.

Informacje

Lista informacji VAT-27, VAT-UE powiązanych z deklaracją VAT-7 — kolumny: S, W, O, R, K, T, Typ, Rok, Msc, Kw, Data, Jednostka, Wprowadził, Zatwierdził, z przyciskiem Pokaż.

Zagregowane

Lista zagregowanych deklaracji cząstkowych, wchodzących w skład danej deklaracji zbiorczej — te same kolumny co w zakładce Informacje, z przyciskami Pokaż i Drukuj.

Odrzucenie

Pola Odrzucił (web), Data oraz Przyczyna odrzucenia, z przyciskiem Odrzuć — służy do odrzucenia deklaracji cząstkowej przesłanej przez jednostkę podległą, w przypadku wykrycia niezgodności (patrz Weryfikacja deklaracji cząstkowych jednostek podległych).

Załączniki

Lista załączników deklaracji — kolumny Typ załącznika i Nazwa pliku, np. Rejestr sprzedaży VAT, Rejestr zakupów VAT, JPK_V7M — deklaracja i ewidencja. Pasek narzędzi: podgląd załącznika, podgląd przy pomocy przeglądarki, podgląd załącznika JPK_V7M przy pomocy specjalnego narzędzia, zapisanie załącznika do wskazanej lokalizacji, zmiana nazwy załącznika, Dodaj (wczytanie załącznika z dysku), Usuń.

Załączniki JPK_V7M

Lista plików JPK_V7M w wersji cząstkowej — kolumny: Typ załącznika, P (podgląd), Status (np. błędna, poprawna), Wersja (JPK_V7M (3)), C, Nazwa pliku. Pasek narzędzi: podgląd, podgląd/przeglądarka, wyszukiwanie, edycja pliku, zapis, zapis do lokalizacji, wczytanie z dysku, +Twórz (utworzenie pliku JPK_V7M na podstawie ewidencji deklaracji), Do wysyłki (przygotowanie paczki do wysłania), Usuń.

Załączniki JPK(3)

Lista finalnych, zagregowanych plików JPK w wersji (3) — te same kolumny co Załączniki JPK_V7M, z rozszerzonym paskiem narzędzi o przyciski +Twórz, + Agreguj (agregacja plików cząstkowych w jeden plik zbiorczy — patrz Agregacja deklaracji cząstkowych VAT) oraz Edytuj.

Wysyłka JPK_V7M i JPK

Lista wysyłek pliku JPK_V7M/JPK_VAT do Ministerstwa Finansów — kolumny: Nr sys, Status, Nr referencyjny, Wersja, C, Data podpisania, Data wysłania, Data UPO, Podpisał, Wysłał, Ścieżka (pliku). Przyciski: Podpisz i Wyślij, Pobierz UPO, Usuń.

Wysyłka e-deklaracji

Lista wysyłek klasycznej deklaracji VAT-7 kanałem e-deklaracji — kolumny: Nr sys, W, Status, Nr referencyjny, Data wprowadz., Data podpisania, Data wysłania, Data UPO, Wprowadził, Podpisał. Przyciski: +Twórz, Podpisz, Wyślij, Pobierz UPO, Usuń.

Tworzenie deklaracji JPK_V7M

Aby utworzyć plik JPK_V7M, w drzewie Okresy podatkowe wskazujemy odpowiedni miesiąc, a następnie klawiszem J (deklaracja cząstkowa) lub D (deklaracja zbiorcza) otwieramy okno wyboru parametrów nowej deklaracji.

Okno Wybierz opcje JPK_V7

Okno Wybierz opcje JPK_V7 — Wybierz rodzaj JPK_V7 zawiera:

• Jednostka — pole tekstowe z nazwą jednostki, dla której tworzona jest deklaracja, oraz przyciski Centrala i Inna jednostka (do przełączenia jednostki sporządzającej),
• Typ deklaracji — JPK_V7M (miesięczna) / JPK_V7K (miesięczna i kwartalna),
• Rodzaj deklaracji — Zbiorcza (do Urzędu Skarbowego) / Cząstkowa (do Jednostki Nadrzędnej),
• Wersja — 1 / 2 / 3 (JPK_V7M(3) obowiązuje od 1 lutego 2026 r.),
• Miesiąc deklaracji roku [rok] — wybór miesiąca ze zbioru Styczeń–Grudzień.

Po wybraniu odpowiedniego okresu i zatwierdzeniu przyciskiem Zatwierdź system otwiera formularz JPKV7 deklaracja i ewidencja.

Okno JPKV7 deklaracja i ewidencja

Formularz podzielony jest na trzy główne zakładki: Nagłówek, Deklaracja VAT-7 ([wersja]), Ewidencja. Po prawej stronie okna znajduje się stały panel przycisków: Wyjście, Zapisz, Anuluj, Drukuj, sekcja Rejestry (Sprzedaż, Ulgi ZD, Zakupy, Korekty), sekcja Naliczenie ewid. i deklaracji (Nalicz), sekcja Inne naliczenia i funkcje specjalne (Wykonaj), sekcja Dołączenie ewid. z pliku JPK_V7 (Dołącz), sekcja Przeniesienie ewid. na deklarację (Przenieś), sekcja Sumowanie deklaracji (Sumuj).

Zakładka Nagłówek

Sub-zakładka Nagłówek i Podmiot zawiera:

• sekcję Nagłówek: Cel złożenia (1. Złożenie / 2. korekta), Urząd skarbowy, Rok, Miesiąc, Wysyłka (znaczniki Część deklaracyjna i Część ewidencyjna, domyślnie zaznaczone — przy korekcie należy zaznaczyć właściwe obszary);
• sekcję Podmiot: Rodzaj podatnika (podatnik niebędący osobą fizyczną / osoba fizyczna), NIP podatnika, Regon, Nazwa pełna, Email (wymagany — do uzupełnienia można wykorzystać klawisz Funkcje), Telefon;
• sekcję Osoba sporządzająca: Imię, Nazwisko, Data (dd/mm/rrrr) — reprezentant podmiotu, dla którego tworzony jest dokument;
• sekcję Wersja: numer wersji Deklaracja, Nr sys deklaracji, wersja JPK.

Zakładka Deklaracja VAT-7

Zawiera trzy sub-zakładki: VAT należny, VAT naliczony, Rozliczenie i informacje dodatkowe. Sub-zakładka VAT należny to sekcja Rozliczenie podatku należnego, z polami odpowiadającymi pozycjom formularza VAT-7 (10–37/38, w tym m.in.: dostawa towarów i usług zwolniona od podatku, poza terytorium kraju, opodatkowana stawką 0%/3%/5%/7%/8%/22%/23%, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, eksport towarów, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import towarów i usług, kwota podatku od niezwróconej kaucji — poz. 360), z wierszem sumującym Razem podstawa i podatek VAT należny (poz. 37/38, żółte pole) oraz wzorami sumowania (P37=Σ(...), P38=Σ(...)-Σ(...)).

Zakładka Ewidencja

Zawiera dane ewidencyjne utworzone na podstawie wewnętrznych rejestrów: Rejestr sprzedaży VAT, Rejestr zakupów VAT, Rejestr korekt odliczeń VAT oraz Rejestru ulg za złe długi (ZD). Podzielona jest na trzy sub-zakładki: Sprzedaż, Zakup, Sumy.

Sub-zakładka Sprzedaż — lista pozycji ewidencyjnych z kolumnami: [x], Lp, Kraj, NIP nabywcy, Nazwa nabywcy, Nr dokumentu, Nr KSeF, OFF, BFK, DI, Data wystawienia, Data sprzedaży (i dalsze, poza kadrem), z paskiem narzędzi (zaznacz/odznacz wszystko, dodaj, usuń, edytuj, zatwierdź, anuluj, Dokument — przejście do dokumentu handlowego, eksport do Excel) oraz podsumowaniem na dole: SprzedażCtrl — Liczba wierszy / Podatek należny.

Tworzenie pliku JPK_V7M

Po wprowadzeniu i uzgodnieniu wszystkich danych w deklaracji, właściwy plik JPK_V7M tworzy się w zakładce Załączniki JPK_V7M przyciskiem +Twórz — na liście pojawi się plik JPK_V7M z danymi z ewidencji.

Aby sprawdzić poprawność wygenerowanego pliku, ustawiamy się na nim, klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy Sprawdź zgodność deklaracji z ewidencją. Zawartość końcowego pliku można dokładnie zweryfikować przyciskiem podglądu specjalnym narzędziem. Plik zapisujemy na dysk przyciskiem Zapisz plik jako…, skąd można go wczytać do programu wysyłki e-VAT i przekazać do urzędu głównego (w przypadku deklaracji cząstkowej) lub przejść do wysyłki wewnątrz systemu (patrz Wysyłka deklaracji zbiorczej JPK_V7M).

Tworzenie klasycznej deklaracji VAT-7

Poza deklaracją JPK_V7M system pozwala utworzyć klasyczną deklarację VAT-7 (bez struktury JPK — tj. samej części deklaracyjnej, bez części ewidencyjnej). Deklaracja tego typu pojawia się na tej samej liście głównej Lista deklaracji co JPK_V7M, oznaczona w kolumnie Typ jako VAT-7.

Okno Wybierz opcje deklaracji

Okno Wybierz opcje deklaracji — Wybierz rodzaj deklaracji ma układ analogiczny do okna wyboru JPK_V7, z różnicami w dostępnych opcjach:

• Jednostka — z przyciskami Centrala / Inna jednostka,
• Typ deklaracji — Deklaracja VAT-7 (miesięczna) / Deklaracja VAT-7K (kwartalna),
• Rodzaj deklaracji — Zbiorcza (do Urzędu Skarbowego) / Cząstkowa (do Jednostki Nadrzędnej),
• Wersja — zestaw numerów wersji formularza VAT-7 (13–20, a nie 1–3 jak w JPK_V7 — różne numeracje wersji obu formularzy),
• Miesiąc deklaracji roku [rok].

Okno Deklaracja dla podatku od towarów i usług

Po zatwierdzeniu wyboru otwiera się dwustronicowy formularz Deklaracja dla podatku od towarów i usług (zakładka boczna oznaczona np. „VAT-7 (20)"), z prawym panelem przycisków: Wyjście, Zapisz, Anuluj, Drukuj, sekcja Załączniki (VAT-ZD, ORD-ZU, VAT-ZZ, VAT-ZT), sekcja Rejestry (Sprzedaż, Zakupy), sekcja Naliczenie (Nalicz), sekcja Sumowanie (Sumuj, Agreguj).

Strona 1 zawiera:

• VAT-7 Deklaracja dla podatku od towarów i usług — poz. 1. Identyfikator podatkowy NIP podatnika, poz. 4. Miesiąc, poz. 5. Rok,
• A. Miejsce i cel składania deklaracji — poz. 6. Urząd skarbowy, poz. 7. Cel złożenia formularza (1. Złożenie deklaracji / 2. korekta deklaracji),
• B. Dane identyfikacyjne i adres siedziby / adres zamieszkania podatnika — poz. 8. Rodzaj podatnika (1. podatnik niebędący osobą fizyczną / 2. osoba fizyczna), poz. 9. Nazwa pełna, Regon,
• C. Rozliczenie podatku należnego — pozycje 10–39 (analogicznie do sekcji VAT należny w JPK_V7M, z dodatkowymi pozycjami: poz. 31. Dostawa towarów i usług, dla których podatnikiem jest nabywca — wypełnia dostawca; poz. 32–35. dostawa towarów, dla których podatnikiem jest nabywca wg art. 17 ust. 1 pkt 5/7/8; poz. 39. kwota podatku od wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów wg art. 103 ust. 5aa), z wierszem sum poz. 40/41 (żółte pola, wzory P40/P41 analogiczne do P37/P38 w JPK_V7M).

Strona 2 zawiera:

• D. Rozliczenie podatku naliczonego — D.1 Przeniesienia (poz. 42. kwota nadwyżki z poprzedniej deklaracji), D.2 Nabycie towarów i usług oraz podatek naliczony z uwzględnieniem korekt (poz. 43–46: środki trwałe / pozostałe, wartość netto i podatek naliczony), D.3 Podatek naliczony — do odliczenia (poz. 47–50: korekty podatku naliczonego wg art. 89b, poz. 51. razem kwota podatku naliczonego do odliczenia — żółte pole),
• E. Obliczenie wysokości zobowiązania podatkowego lub kwoty zwrotu — poz. 52–62 (kwota wydatkowana na zakup kas rejestrujących, kwota podatku podlegającego wpłacie do urzędu — poz. 54, nadwyżka podatku naliczonego nad należnym — poz. 56, kwota do zwrotu na rachunek bankowy — poz. 57–61, kwota do przeniesienia na następny okres — poz. 62), wszystkie pola wynikowe (żółte) obliczane wg podanych na formularzu wzorów,
• F. Informacje dodatkowe — checkboxy: poz. 63–66 (art. 119, art. 120 ust. 4 lub 5, art. 122, art. 136), poz. 67 (podatnik korzysta z obniż. podatku art. 108d), poz. 68 (wniosek o zwrot na rach. VAT — poz. 58), poz. 69 (podatnik wystawił fakturę z MPP),
• G. Informacja o załącznikach — poz. 70. Zawiadomienie (VAT-ZD): 1. tak / 2. nie,
• H. Dane kontaktowe podatnika lub osoby reprezentującej podatnika — poz. 71. Imię, poz. 72. Nazwisko, poz. 73. Email, poz. 74. Telefon, poz. 75. Data wypełnienia (dzień-msc-rok).

Weryfikacja deklaracji cząstkowych jednostek podległych

Kolejnym etapem pracy z deklaracjami, dotyczącym jednostki centralnej (nadrzędnej) w strukturze JST, jest sprawdzenie deklaracji cząstkowych przychodzących z jednostek podległych. Deklaracje przesłane przez serwis e-VAT pojawiają się w kartotece deklaracji jednostki głównej, oznaczone specjalnym symbolem.

Weryfikację przeprowadza się w zakładce Załączniki — powinny się tam znajdować co najmniej trzy elementy: wydruk rejestru zakupów, wydruk rejestru sprzedaży oraz plik JPK_V7M. Należy sprawdzić zgodność przesłanych wydruków z kwotami widniejącymi na deklaracji VAT. Sprawdzenie samego załącznika JPK_V7M odbywa się w zakładce Załączniki JPK_V7M — dostępne są tam funkcje: podgląd załącznika, podgląd przy pomocy przeglądarki, podgląd specjalnym narzędziem, zapisanie do wskazanej lokalizacji, zmiana nazwy, wczytanie z dysku, usunięcie.

Po sprawdzeniu zgodności wydruków rejestrów z deklaracją przechodzimy do sprawdzenia pliku JPK: w zakładce Załączniki JPK_V7M dołączamy przesłany plik do deklaracji (wskazując plik JPK_V7M przypisany do danej deklaracji), a następnie sprawdzamy plik przyciskiem sprawdzającym zgodność z deklaracją przesłaną przez jednostkę podległą.

Agregacja deklaracji cząstkowych VAT

Kolejnym krokiem — po zweryfikowaniu i zatwierdzeniu wszystkich deklaracji cząstkowych jednostek podległych — jest utworzenie deklaracji zbiorczej poprzez ich agregację.

1. W oknie okresów podatkowych wybieramy odpowiedni okres oraz węzeł typu zbiorcza, a następnie klawisz D (nowa deklaracja zbiorcza).
2. W oknie wyboru rodzaju deklaracji (Wybierz opcje JPK_V7) używamy przycisku Centrala, aby jednostką sporządzającą deklarację zbiorczą była jednostka centralna, po czym zatwierdzamy wybór.
3. Nowo otwarty formularz deklaracji zapisujemy przyciskiem Zapisz.

4. Na formularzu, w zakładce Zagregowane, używamy przycisku + Agreguj — na ekranie pojawią się wszystkie zatwierdzone deklaracje cząstkowe za dany okres podatkowy.

   Warunek pełnej agregacji

   Przy agregowaniu deklaracji na liście wyboru pojawiają się tylko i wyłącznie deklaracje o statusie Zatwierdzona. Program sprawdza również, czy wszystkie jednostki oznaczone jako Aktywna w słowniku jednostek deklaracji złożyły swoją deklarację — jeżeli warunek nie zostanie spełniony, na ekranie pojawi się komunikat ostrzegawczy.

5. Zaznaczamy wszystkie deklaracje (przyciskiem zaznaczenia wszystkich) i klikamy przycisk agregujący część deklaracyjną.

6. Po zagregowaniu części deklaracyjnej należy wgrać część ewidencyjną pliku JPK_V7M — zapisujemy dokument (Zapisz), a następnie przechodzimy do zakładki Załączniki JPK_V7M, gdzie pojawią się wszystkie pliki JPK_V7M cząstkowe za dany okres podatkowy, podpięte do agregowanych deklaracji.
7. Zaznaczamy przyciskiem wszystkie pliki potrzebne do stworzenia części ewidencyjnej i klikamy przycisk agregujący.
8. Po zagregowaniu zarówno części deklaracyjnej, jak i ewidencyjnej pliku JPK_V7M, wracamy do okna głównego i w zakładce Załączniki JPK(3) używamy przycisku +Twórz, aby stworzyć zagregowany, finalny plik JPK_V7M.
9. Ostatnim krokiem jest sprawdzenie nowo utworzonego pliku JPK_V7M z deklaracją zbiorczą — analogicznie jak przy deklaracjach cząstkowych, prawym przyciskiem myszy na zagregowanym pliku wybieramy Sprawdź zgodność deklaracji z ewidencją; po zakończeniu sprawdzenia program wyświetla komunikat o statusie poprawności danych.

Wysyłka deklaracji zbiorczej JPK_V7M

Aby wysłać zagregowany plik JPK_V7M do Ministerstwa Finansów, przechodzimy do zakładki Załączniki JPK_V7M (lub odpowiednio Załączniki JPK(3)).

1. Tworzymy paczkę do wysłania przyciskiem Do wysyłki — deklaracja musi posiadać status Zatwierdzona. Plik zostaje przeniesiony do zakładki Wysyłka JPK_V7M i JPK, gotowy do wysłania do MF.
2. Plik musi zostać podpisany podpisem elektronicznym osoby, która złożyła formularz UPL-1 (Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej). W tym celu używamy przycisku Podpisz i Wyślij — na ekranie pojawia się lista certyfikatów zainstalowanych na danej jednostce.
3. Po udanej weryfikacji podpisu status pliku zmienia się na Podpisany — deklaracja zostaje wysłana. Otwiera się okno wskazujące status wysyłki oraz numer referencyjny.
4. Ostatnim krokiem jest pobranie pliku UPO przyciskiem Pobierz UPO.

Po udanym pobraniu UPO jest ono dostępne do podglądu; wydruk do wersji papierowej dostępny jest pod prawym przyciskiem myszy — opcja Pokaż UPO z MF.