Przeglądanie dokumentów

Po co ta funkcja

Przeglądanie dokumentów to okno prezentujące zestawienie wszystkich dokumentów księgowych wprowadzonych do systemu, w trybie tylko do odczytu. Pozwala wyszukiwać dokumenty wg wielu kryteriów oraz podglądać ich szczegóły, sumy kont, sumy paragrafów i pełną listę pozycji księgowych (dekretów), bez możliwości ich modyfikacji.

Tryb tylko do odczytu

W odróżnieniu od analogicznej opcji Edycja dokumentów (to samo menu Obroty), okno Przeglądanie dokumentów nie pozwala na dodawanie, modyfikację ani usuwanie dokumentów i dekretów — służy wyłącznie do wyszukiwania i podglądu danych już wprowadzonych do systemu.

Uruchomienie funkcji

Funkcję uruchamia się z poziomu menu głównego: Obroty → Przeglądanie dokumentów.

Menu Obroty z pozycją Przeglądanie dokumentów — Ścieżka dostępu do funkcji: Obroty — Przeglądanie dokumentów

W tym samym menu dostępne są analogiczne opcje: Edycja dokumentów (z możliwością modyfikacji), Przeglądanie dokumentów BO i Edycja dokumentów BO (dla dokumentów bilansu otwarcia), a na poziomie dekretów — odpowiednio Przeglądanie dekretów, Edycja dekretów, Przeglądanie dekretów BO, Edycja dekretów BO oraz Edycja dekretów (BO i zwykłe).

Widok główny

Okno Dokumenty księgowe – zestawienie dokumentów — Okno „Dokumenty księgowe" — Zestawienie dokumentów księgowych

Okno składa się z trzech obszarów:

Panel filtra

Górna część okna, pozwalająca zawęzić listę dokumentów wg statusu, okresu i wielu innych kryteriów.
Lista dokumentów

Środkowa część okna, prezentująca dokumenty spełniające warunki filtra.
Panel szczegółów dokumentu

Dolna część okna, z czterema zakładkami opisującymi zaznaczony dokument.

Panel filtra

Status — rozwijana lista statusu dokumentów, z możliwością zaznaczenia więcej niż jednej wartości jednocześnie: Wprowadzone, Zarejestrowane, Zaksięgowane (np. jednoczesny wybór Wprowadzone i Zaksięgowane).

Okres — kalendarz miesięcy, z możliwością zaznaczenia więcej niż jednego miesiąca — filtruje dokumenty wg miesiąca, w którym zostały wprowadzone.

Nr wg symbolu — wyszukiwanie po numerze dokumentu wg symbolu (np. FS-0002/08/26/UM).

Symbol zewnętrzny — wyszukiwanie po symbolu zewnętrznym dokumentu źródłowego.

Nazwa — wyszukiwanie po nazwie dokumentu.

Poszczególne warunki filtra można ze sobą dowolnie łączyć — np. jednoczesne wyświetlenie dokumentów w statusie Wprowadzone i Zarejestrowane, wprowadzonych w wybranych miesiącach.

Przyciski: Czyść warunek (czyści wszystkie ustawione warunki filtra), Wyszukaj (uruchamia wyszukanie dokumentów zgodnie z ustawionymi warunkami) oraz przycisk rozwijania filtra, opisany w sekcji Dodatkowe warunki wyszukiwania.

Dodatkowe warunki wyszukiwania

Przycisk ze strzałką obok pola Wyszukaj rozwija panel o dodatkowe pola wyszukiwania.

Rozszerzony panel filtra — Panel „Dodatkowe warunki wyszukiwania"

Dane identyfikacyjne:

Nr systemowy — wyszukiwanie po wewnętrznym numerze systemowym dokumentu; obok pola dostępny przycisk wklejenia numeru ze schowka.
Nr wg. dziennika — wyszukiwanie po numerze dokumentu w ramach dziennika.
Nr wg. symbolu — wyszukiwanie po numerze dokumentu wg symbolu.
Nr wg. księgi — wyszukiwanie po numerze księgowym dokumentu.
Nazwa dokumentu — wyszukiwanie po pełnej lub częściowej nazwie dokumentu.
Symbol dokumentu — wyszukiwanie po symbolu dokumentu (np. FS, PK, WB).
Symbol księgi — wyszukiwanie po symbolu księgi.

Daty dokumentu (każde pole jako zakres od–do): Data wpisania, Data wystawienia, Data płatności, Data rejestracji, Data księgowania.

Warunki dla przeglądu dokumentów:

Pokaż dokumenty ze wszystkich dzienników — checkbox rozszerzający wyniki wyszukiwania na dokumenty ze wszystkich dzienników, nie tylko z aktualnie wybranego w kontekście pracy.

Panel zamykany jest przyciskiem Zamknij filtr.

Lista dokumentów

Kolumna	Opis
[x]	Checkbox zaznaczenia wiersza — służy do zaznaczania wielu dokumentów jednocześnie (np. do wydruku zbiorczego).
R	Znacznik statusu Zarejestrowany — niebieski trójkąt (▶) oznacza dokument zarejestrowany.
K	Znacznik statusu Zaksięgowany.
B	Znacznik dokumentu Bilansu otwarcia.
E	Znacznik dodatkowy (do potwierdzenia).
Data wpisania	Data wprowadzenia dokumentu do systemu.
Rok/Msc	Rok i miesiąc księgowy dokumentu.
Symbol	Symbol dokumentu (np. `WB`, `PK`, `FS`, `FZ`, `DU`, `DZ`).
Nr symbolu	Numer dokumentu w ramach symbolu.
Dziennik	Dziennik, w którym zarejestrowano dokument.
Nr dziennika	Numer dokumentu w ramach dziennika.
Symbol zew.	Symbol zewnętrzny dokumentu źródłowego (np. numer faktury).
Nazwa dokumentu	Pełna nazwa dokumentu.
Numer dokumentu	Numer dokumentu wg dziennika (np. `UM/0007/08/26`).
Nr wg. księgi	Numer księgowy dokumentu.
Nr wg. symbolu	Numer dokumentu wg symbolu (np. `WB-0001/08/26/UM`).

Dokumenty w statusie Wprowadzony wyświetlane są w kolorze czerwonym, dokumenty Zarejestrowane lub Zaksięgowane — w kolorze czarnym/niebieskim, z niebieskim trójkątem w kolumnie R.

Na dole listy widoczny jest licznik w formacie „N z M", informujący o pozycji aktualnie zaznaczonego dokumentu na tle łącznej liczby dokumentów spełniających warunki filtra.

Panel szczegółów dokumentu

Pod listą dokumentów, w zależności od wybranej zakładki, prezentowane są różne aspekty zaznaczonego dokumentu.

Szczegóły dokumentuSumy kontSumy paragrafówLista pozycji księgowych

Zakładka Szczegóły dokumentu — Zakładka „Szczegóły dokumentu" z danymi nagłówkowymi i sumami bilansowymi

Miesiąc/Rok — miesiąc i rok księgowy dokumentu. Nr wpis — wewnętrzny numer systemowy wpisu. Nr księgowy — numer księgowy dokumentu (jeśli nadany). Nr/Dziennik — numer dokumentu w ramach dziennika oraz symbol dziennika. Symbol — pełny symbol dokumentu (np. FS-0002/08/26/UM). Symbol zew. — symbol zewnętrzny dokumentu źródłowego. Nazwa — pełna nazwa dokumentu. Modyfikował — operator, który ostatnio zmodyfikował dokument. Status — aktualny status dokumentu (np. Zarejestrowany).

Data wpisania / Data zdarzenia / Data wystawienia / Data płatności / Data rejestracji / Data księgowania — zestaw dat dokumentu na poszczególnych etapach jego obiegu, każda z przypisanym operatorem, który ją ustawił.

Suma bilansowa (WN / MA) — suma kwot bilansowych dekretów dokumentu po stronie Wn i Ma. Suma pozabilansowa (WN / MA) — suma kwot pozabilansowych dekretów dokumentu po stronie Wn i Ma (np. zaangażowanie na koncie 998).

W dolnej części okna głównego widoczny jest pasek skrótów klawiszowych (F1-Pomoc, Ins-Nowy, Enter-Edycja, Esc-Anuluj, Spacja-Zaznacz/Odznacz, F5-kopia dokumentu, F6/F7-Nowy z VAT sprzedaż/zakup, F8/F9-rejestruj/wyrejestruj) — w trybie przeglądania część z tych operacji (np. edycja, nowy dokument) pozostaje nieaktywna.

Zakładka Sumy kont — Zakładka „Sumy kont" z podziałem na konta bilansowe i pozabilansowe

Zakładka prezentuje zbiorcze zestawienie kwot na poszczególnych kontach użytych w dekretach dokumentu, w podziale na dwie tabele: Konto bilansowe (Kwota Wn, Kwota Ma dla każdego konta bilansowego, np. 130, 201) oraz Konto pozabilansowe (Kwota Wn, Kwota Ma dla każdego konta pozabilansowego, np. 980, 998).

Na dole zakładki znajdują się pola podsumowujące Suma bilansowa (Wn/Ma) i Suma pozabilansowa (Wn/Ma), tożsame z wartościami widocznymi w zakładce Szczegóły dokumentu.

Zakładka Sumy paragrafów — Zakładka „Sumy paragrafów" z podziałem na klasyfikacje budżetowe użyte w dokumencie

Kolumna	Opis
Typ	Rodzaj pozycji budżetowej (np. Wydatki).
Paragraf	Pełna klasyfikacja budżetowa użyta w dekretach dokumentu.
Zaangażowanie RB	Kwota zaangażowania środków budżetowych zaksięgowana na danym paragrafie w ramach dokumentu.
Realizacja planu WB	Kwota realizacji planu na koncie planu budżetu (WB) dla danego paragrafu.
Realizacja zaangażowania	Kwota realizacji wcześniej zaksięgowanego zaangażowania na danym paragrafie.
Wydatek	Kwota faktycznego wydatku zaksięgowanego na danym paragrafie.

Ostatni wiersz tabeli — Suma — podsumowuje wartości wszystkich kolumn dla całego dokumentu.

Zakładka Lista pozycji księgowych — Zakładka „Lista pozycji księgowych" z pełnym zestawieniem dekretów dokumentu

Zakładka zawiera pełną, płaską listę wszystkich dekretów wchodzących w skład dokumentu — łącznie z dekretami technicznymi (zaangażowania, realizacji planu), generowanymi automatycznie przy dekretacji głównej pozycji.

Kolumna	Opis
Z	Oznaczenie dekretu technicznego typu zaangażowanie (litera `Z`).
R	Oznaczenie dekretu technicznego typu realizacja (litera `R`, `Rz` dla realizacji zaangażowania).
T	Ikona oznaczająca dekret główny (widoczna przy pozycjach nadrzędnych, np. `0001`, `0002`).
S	Znacznik dodatkowy (do potwierdzenia).
Nr pozycji	Numer pozycji dekretu w ramach dokumentu.
Rodzaj	Rodzaj dekretacji, np. `WYPL` (wypłata zobowiązania), `ZOBO` (zwiększenie zobowiązania), `BEZR` (dekret techniczny bezrozrachunkowy).
Konto Wn	Konto księgowane po stronie Wn.
Konto Ma	Konto księgowane po stronie Ma.
Paragraf	Klasyfikacja budżetowa dekretu.
Cel	Cel/przeznaczenie dekretu (do potwierdzenia).
MK	Miejsce księgowania dekretu (np. `W` — wydatek, `ZRB` — zaangażowanie RB, `RZA` — realizacja zaangażowania, `RPB` — realizacja planu budżetu).
Kwota	Kwota dekretu.
Nr księgi	Numer księgowy dekretu (jeśli nadany).
Nazwa	Nazwa dekretu, zwykle przejęta z symbolu zewnętrznego dokumentu źródłowego.
Kwota rozliczona	Kwota już rozliczona dla danego dekretu (istotne dla dekretów rozrachunkowych, np. `ZOBO`, `WYPL`).

Ta zakładka odpowiada dekretom widocznym również w osobnym oknie Pozycje księgowe, otwieranym przyciskiem Pozycje z paska narzędzi listy dokumentów.