Rejestr sprzedaży

Rejestr sprzedaży to wyodrębniony zbiór funkcjonalności służący ewidencjonowaniu i analizie dokumentów o charakterze sprzedażowym: faktury VAT, korekty faktur VAT oraz noty obciążeniowe. Podstawowym celem prowadzonej ewidencji jest wygenerowanie miesięcznego rejestru sprzedaży VAT — elementu niezbędnego do sporządzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK_V7M lub JPK_V7K. Ponadto w module dostępny jest szereg dodatkowych funkcjonalności pozwalających na: wyodrębnienie rejestrów częściowych, analizę i typizowanie sprzedaży, powiązanie z planem kont, a co za tym idzie — zadekretowanie dokumentu w formie zapisów księgowych według zadeklarowanych schematów, oraz obsługę wysyłki faktur ustrukturyzowanych do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Moduł dostępny jest z poziomu menu głównego programu, w opcji Rejestry → Rejestr sprzedaży.

Kartoteka dokumentów handlowych — sprzedaż

Okno Rejestr dokumentów handlowych — sprzedaż składa się z czterech obszarów funkcjonalnych, służących do prezentacji i obsługi informacji wprowadzanych przez operatora:

1. Panel filtra — moduł wyszukiwania i selekcji dokumentów według zdefiniowanego kryterium.
2. Pasek klawiszy funkcyjnych — zbiór funkcji wykorzystywanych podczas wykonywania operacji na liście dokumentów.
3. Lista dokumentów — tabelaryczna informacja identyfikująca parametry nagłówkowe poszczególnych dokumentów wprowadzonych do systemu.
4. Zakładki informacyjne — panel dolny zawierający tematycznie wyodrębnione, szczegółowe informacje dotyczące wybranego dokumentu lub zaznaczonego zbioru dokumentów.

Panel filtra

Panel filtra dzieli się na część podstawową, widoczną zawsze w górnej belce okna, oraz część zaawansowaną, rozwijaną przyciskiem strzałki obok pola Wyszukaj.

Filtr podstawowy zawiera pola:

Filtr zaawansowany (po rozwinięciu) dodaje pola:

Pasek klawiszy funkcyjnych

Pasek klawiszy funkcyjnych zawiera zbiór funkcji wykorzystywanych podczas pracy z listą dokumentów. Poniżej opisano każdą z pozycji paska w kolejności występowania.

Checkbox zaznacz/odznacz wszystko

Co robi: Zaznacza lub odznacza wszystkie widoczne na liście dokumenty jednym kliknięciem (kolumna [x]).

Kiedy używać: Przy operacjach zbiorczych — np. zbiorczym wydruku, zbiorczej wysyłce mailowej lub przygotowaniu grupy dokumentów do sesji KSeF.

Wymagania i ograniczenia: Działa na dokumentach aktualnie widocznych po zastosowaniu filtra — nie zaznacza dokumentów spoza wyników wyszukiwania.

Podsumowanie

Co robi: Uruchamia moduł podsumowań dla wyselekcjonowanej listy dokumentów; wynik prezentowany jest na poszczególnych zakładkach informacyjnych panelu dolnego (Podsumowanie wg stawek VAT, wg rodzaju sprzedaży).

Kiedy używać: Gdy potrzebne jest zbiorcze zestawienie wartości sprzedaży dla bieżąco wyfiltrowanej listy dokumentów, bez konieczności przechodzenia do osobnego wydruku rejestru.

Profil

Co robi: Otwiera okno Wybór profilu, umożliwiające wybór zdefiniowanego profilu użytkownika do pracy kontekstowej z rejestrem dokumentów handlowych.

Co się dzieje po kliknięciu: System wyświetla listę dostępnych profili użytkownika. Po zaznaczeniu profilu i kliknięciu Wybierz, belka górna okna zmienia kolor na jaskrawy zielony, wyświetlana jest nazwa aktywnego profilu, a lista dokumentów oraz domyślne wartości nowo wystawianych faktur (prefiks numeracji, rejestr VAT, rodzaj sprzedaży, forma płatności, wystawca, sprzedawca) są zawężane/uzupełniane zgodnie z ustawieniami profilu. Przycisk Bez profilu pozwala kontynuować pracę bez kontekstu profilu.

Kiedy używać: Gdy w jednostce dokumenty sprzedażowe wystawia więcej niż jedna osoba, referat lub wydział i konieczne jest prowadzenie odrębnej numeracji oraz zawężenie widoczności dokumentów.

Rejestr

Co robi: Uruchamia przygotowanie danych i wydruk rejestru sprzedaży VAT za wskazany okres — pełny opis w sekcji Wydruk rejestru sprzedaży VAT.

Dekretuj

Co robi: Uruchamia dekretację zapisów księgowych wynikających ze struktury i specyfiki wybranego dokumentu. Tworzenie i zapis zapisów księgowych odbywają się na dzienniku domyślnym wskazanym podczas logowania użytkownika.

Kiedy używać: Po wystawieniu i zapisaniu faktury sprzedaży, gdy dokument ma zostać ujęty w księgach rachunkowych jednostki. Pełny opis w sekcji Dekretacja dokumentu sprzedaży.

Korygowany / powiązana korekta

Dwa sąsiadujące przyciski dotyczące powiązania dokumentu pierwotnego z korektą:

• Korygowany — wyświetla, w trybie przeglądania, dokument korygowany (oryginał). Przycisk aktywny wyłącznie wtedy, gdy podświetlenie na liście ustawione jest na dokumencie korekty powiązanym z oryginałem.
• Pokaż powiązaną korektę — wyświetla, w trybie przeglądania, dokument, do którego przypisano korektę. Przycisk aktywny wyłącznie wtedy, gdy podświetlenie na liście ustawione jest na dokumencie pierwotnym powiązanym z korektą.

Pokaż

Co robi: Wyświetla szczegóły wybranego dokumentu w trybie przeglądania (tylko do odczytu) — otwiera okno Dokument handlowy z danymi zaznaczonej pozycji.

Kiedy używać: Gdy chcemy sprawdzić kompletne dane dokumentu bez wchodzenia w tryb edycji.

Nowy

Co robi: Dodaje nową pozycję do listy — otwiera okno Słownik typów dokumentów — sprzedaż, z którego wybieramy typ nowo tworzonego dokumentu.

Skrót klawiszowy: Ins.

Co się dzieje po kliknięciu: Po wybraniu typu dokumentu (np. FS — Faktura sprzedaży VAT) i zatwierdzeniu przyciskiem Wybierz, system otwiera pusty formularz Dokument handlowy z automatycznie nadanym numerem systemowym (Nr sys), numerem dokumentu, przypisanym numerem rejestru VAT oraz bieżącą datą wpisania/wystawienia/otrzymania/sprzedaży — pozostałe pola (kontrahent, pozycje, kwoty) uzupełniane są ręcznie, zgodnie z opisem w sekcji Wprowadzanie danych — zakładka Dokument.

Wymagania i ograniczenia: W zależności od konfiguracji systemu (praca w profilach) symbol domyślny (np. FS) może zostać zastąpiony innym prefiksem, podpowiadanym z ustawień aktywnego profilu handlowego. Typ FSP (Faktura sprzedaży do paragonu) pomijamy w niniejszej dokumentacji.

Dodaj dokument z szablonu

Co robi: Tworzy nowy dokument na podstawie wcześniej zdefiniowanego szablonu (z ustaloną nazwą, rejestrem VAT, zaliczeniem VAT oraz zestawem pozycji towarowych/usługowych).

Skrót klawiszowy: F6.

Co się dzieje po kliknięciu: Otwiera się okno Szablony dokumentów handlowych — wybieramy właściwy szablon z listy i zatwierdzamy przyciskiem Wybierz. Dane szablonu (kontrahent, pozycje, rejestr VAT) zostają przeniesione do nowego formularza faktury, gdzie pozostaje jedynie uzupełnić lub zweryfikować daty i ewentualnie skorygować kwoty.

Kiedy używać: Przy fakturach o powtarzalnej, cyklicznej strukturze (np. stałe miesięczne obciążenia tego samego kontrahenta), aby uniknąć ponownego wprowadzania tych samych danych.

Kopiuj

Co robi: Dodaje nowy dokument, kopiując dane z podświetlonej, już wystawionej pozycji z listy (kontrahenta, pozycje, kwoty, ustawienia rejestru VAT).

Skrót klawiszowy: F5.

Kiedy używać: Przy fakturach powielających się co miesiąc dla tego samego kontrahenta, gdy nie utworzono dla nich osobnego szablonu — szybszy sposób niż wypełnianie formularza od podstaw.

Wymagania i ograniczenia: Skopiowany dokument otrzymuje nowy numer systemowy i numer dokumentu handlowego — daty oraz numer źródłowy należy zweryfikować i w razie potrzeby poprawić ręcznie po skopiowaniu.

Wystawienie faktury z paragonu (ikona FS)

Co robi: Wystawia fakturę na podstawie podświetlonego paragonu.

Kiedy używać: Gdy klient zażąda wystawienia faktury do wcześniej zarejestrowanego paragonu fiskalnego (typ dokumentu PS).

Wymagania i ograniczenia: Funkcja aktywna tylko wtedy, gdy podświetlenie na liście ustawione jest na dokumencie typu paragon.

Edycja

Co robi: Przełącza wybrany z listy dokument w tryb edycji, umożliwiając poprawę zapisanych danych.

Co się dzieje po kliknięciu: Otwiera się okno Dokument handlowy w trybie edycyjnym (pola aktywne, przycisk Zapisz dostępny).

Wymagania i ograniczenia:

Usuń

Co robi: Usuwa zaznaczoną pozycję z listy dokumentów.

Wymagania i ograniczenia: Możliwe wyłącznie wówczas, gdy dokument nie posiada podpiętych dekretacji (zapisów księgowych). Jeżeli dokument został już wysłany do sesji KSeF, sesję tę należy usunąć przed usunięciem samego dokumentu.

Nawigator danych (strzałki)

Co robi: Umożliwia poruszanie się po liście dokumentów: pierwszy, poprzedni, następny, ostatni rekord.

Sortowanie (ikona strzałki w dół)

Co robi: Wybór sposobu uporządkowania listy dokumentów handlowych. Uruchomienie funkcji wyświetla menu z dostępnymi kryteriami sortowania.

Lista dokumentów rejestru sprzedaży

Lista prezentuje w formie tabelarycznej parametry nagłówkowe każdego dokumentu wprowadzonego do rejestru. Poniższa tabela opisuje znaczenie poszczególnych kolumn.

Zakładki informacyjne panelu dolnego

Zakładki informacyjne zawierają tematycznie wyodrębnione, szczegółowe informacje dotyczące zawartości wybranego dokumentu lub — w przypadku zakładek podsumowań — całego, wyselekcjonowanego filtrem zbioru dokumentów. W przypadku podsumowań wszystkie zakładki wypełniane są danymi po naciśnięciu klawisza Podsumowanie, a zakres przeliczanych danych zależy od ustawień zastosowanego filtra.

Nagłówek dokumentu

Podstawowe informacje o typie dokumentu (faktura/korekta), symbolu zewnętrznym (numerze na oryginale), przyporządkowanym rejestrze sprzedażowym (numer i miesiąc do VAT), datach, kwotach (netto, VAT, brutto) oraz operatorze, który wystawił dokument i wprowadził go do rejestru: Nr dokumentu, Nr sys, Nazwa, Nr oryginału, Dotyczy, dane Kontrahenta, Data sprzedaży, Data wpisania (z polem Wpisał), Data wystawienia (z polem Wystawił), Data otrzymania, Termin płatności, Data modyfikacji (z polem Modyfikował), sekcja Rejestr VAT (Nr rej. VAT, Rok/Msc, znacznik Korekta VAT) oraz sekcja Kwoty dokumentu (Netto, Vat, Brutto).

Pozycje dokumentu

Wykaz poszczególnych pozycji towarowych/usługowych występujących na dokumencie, w kolumnach: Lp, Nazwa towaru/usługi, GTU, Ilość, J.m., Cena, St. VAT, Wartość Netto, Wartość podatku, Wartość Brutto.

Tabela VAT

Zbiorcza informacja o stawkach VAT użytych podczas wprowadzania pozycji do dokumentu, w podziale na: Lp, Wartość Netto, St. VAT, Kwota VAT, VAT nieodliczony, VAT odliczony, Wartość Brutto.

Zaliczenie VAT

Rozwinięcie zakładki Tabela VAT — dodatkowym atrybutem podziału jest rodzaj sprzedaży (np. „Sprzedaż opodatkowana”); kolumny: Lp, Rodzaj sprzedaży, Wartość Netto, St. VAT, Kwota VAT, Vat nieodliczony, VAT odliczony, Wartość Brutto.

Podsumowanie wg stawek VAT / wg rodzaju sprzedaży

Sumaryczna informacja o wartości sprzedaży w podziale odpowiednio na stawki VAT (22%, 7%, 0%, ZW, NP, 5%, 3%, 8%, 23%, -) lub na rodzaj sprzedaży, w kolumnach: Wartość Netto, Kwota VAT, VAT nieodliczony, VAT odliczony, Wartość Brutto, Netto nieodliczone, z wierszem podsumowującym Podsumowanie ogółem / Ogółem sumy wg st. VAT.

Wystawianie faktury sprzedaży VAT (FS)

Faktury sprzedażowe wprowadzane do rejestru dokumentów handlowych służą zarówno do ewidencji i rozliczania podatku VAT, jak i do rejestracji zapisów księgowych na domyślnym dzienniku jednostki. Po naciśnięciu klawisza Nowy z listy typów dokumentów wybieramy typ odpowiedni do specyfiki dokumentu źródłowego — w tym przypadku FS — Faktura sprzedaży VAT. W zależności od konfiguracji systemu (praca w profilach) symbol FS może zostać zastąpiony prefiksem podpowiadanym przez domyślne wartości aktywnego profilu. Nadana wartość przedrostka determinuje automatyczną numerację systemową — numer dokumentu handlowego widoczny jest w lewym górnym rogu formularza faktury.

Struktura okna Dokument handlowy

Pełny formularz faktury składa się z siedmiu zakładek górnych:

Po prawej stronie okna znajduje się stały panel przycisków: Wyjście, Zapisz, Anuluj, Drukuj, Koperta, Zwrotka, Funkcje, Sprawdzenia, Vat-7, Pismo EZD, Sprawa EZD.

Wprowadzanie danych — zakładka Dokument

Wprowadzanie danych do zakładki Dokument dzieli się na kilka etapów, wynikających z logiki powiązań pomiędzy poszczególnymi sekcjami formularza.

Krok 1. Wybór kontrahenta. Wprowadzanie faktury zaczyna się od wskazania kontrahenta. Możliwy w trzech wariantach: przyporządkowanie klienta z ogólnej kartoteki systemowej, pobranie informacji z listy kont kontrahentów (kartoteka wraz z powiązanymi kontami księgowymi) lub bezpośrednie wskazanie konta rozrachunkowego z zakładowego planu kont (z automatycznym pobraniem danych kontrahenta). Jeżeli w JPK_V7 ma być pokazany inny kontrahent niż ten, z którym prowadzone są rozliczenia, należy zmienić dane w zakładce Nabywca.

Krok 2. Rejestr VAT i rodzaj sprzedaży. Po wskazaniu kontrahenta wybieramy Rodzaj sprzedaży, opcjonalnie oznaczenie „złych długów” oraz Przyczynę zwolnienia VAT. Każdy dokument może być przyporządkowany do jednego ze zdefiniowanych rejestrów VAT, według którego nadawany jest numer kolejny, zależny od przyporządkowanej Daty dla VAT (domyślnie data aktualna systemu — do zmiany przyciskiem kalendarza, gdy faktura ma zostać uwzględniona w innym okresie).

Krok 3. Sposób naliczania VAT. Określenie domyślnego sposobu naliczania podatku — użytkownik wskazuje metodę obliczania kwoty VAT (naliczanie od kwoty netto lub brutto); wybrana metoda wpływa na sposób zaokrąglania i wyliczania elementów składowych faktury, dlatego warto ją ustawić przed przejściem do wprowadzania pozycji.

Krok 4. Pozycje dokumentu. Kolejny krok polega na uzupełnieniu zakładki Pozycje dokumentu — z jakiego tytułu wystawiana jest faktura. Wprowadzanie pozycji możliwe jest dwiema metodami:

Metoda ręczna

W celu dodania pozycji klikamy przycisk Nowa. Pojawi się okno z polami: Nazwa pozycji, Jednostka, Ilość, Cena, Stawka VAT. Po zapisaniu wartości Netto, VAT i Brutto zostają automatycznie przeliczone. Każdą kolejną pozycję dodajemy analogicznie. Wcześniej dodaną pozycję można edytować (przycisk Edycja) lub usunąć (przycisk Usuń); jeśli pozycja usuwana jest „ze środka” listy, dodatkowo należy użyć funkcji przenumerowania liczby porządkowej (Lp).

Metoda automatyczna (ze słownika towarów)

Klikamy przycisk Nowa, następnie Twórz — otwiera się słownik towarów, z którego wybieramy odpowiednią pozycję. Listę można zawęzić filtrem po nazwie towaru na trzy sposoby:

• wpisując pełną nazwę (np. „Wieczyste użytkowanie”) — zwraca wyłącznie towary o dokładnie takiej nazwie;
• wpisując początek nazwy ze znakiem % (np. „Wiecz%”) — zwraca wszystkie towary zaczynające się od podanej frazy;
• wpisując środek nazwy między znakami % (np. „%użytk%”) — zwraca wszystkie pozycje zawierające podaną frazę.

Jeżeli towaru nie znaleziono, można go dopisać do słownika (wymagane dane: kod towaru, nazwa towaru, jednostka, stawka VAT — pozostałe pola opcjonalne). Po wybraniu towaru wpisujemy ilość i zapisujemy — domyślne dane (Nazwa, Jednostka, Cena, Stawka VAT) można zmienić na inne.

Krok 5. Daty i płatność. Po uzupełnieniu pozycji ustalamy datę wpisania (domyślna data, pod którą faktura zostanie zadekretowana w dzienniku systemowym) — informacja widoczna w polu Rok/Msc. Kolejne pola to: data wystawienia, data otrzymania, data sprzedaży/dostawy/usługi — domyślnie uzupełniane datą systemową komputera, ze zmianą poprzez klawisz kalendarza. Następnie określamy formę płatności (przelew/gotówka — możliwe jest też zdefiniowanie własnych form w słowniku). Ostatnia informacja to termin płatności, wpisywany bezpośrednio lub wyliczany od daty wystawienia przyciskiem przelicznika terminu płatności (liczba dni).

Krok 6. Numeracja i opis. Numer dokumentu handlowego edytowany jest poprzez odpowiedni klawisz; nadawany identyfikator zależy od wybranej metody numerowania. Numer źródłowy jest domyślnie przepisywany z numeru dokumentu handlowego, z możliwością ręcznej poprawy. Pole Nazwa opisuje charakter sprzedaży i zostanie przepisane jako domyślny opis dekretu podczas generowania zapisów księgowych. Pole Opis to dodatkowa charakterystyka dokumentu, pojawiająca się w wydruku rejestru z opisem.

Zakładka Kontrahent

Prezentuje pełną kartę kontrahenta powiązanego z dokumentem: Akronim, Nr sys, Nazwa/Nazwisko, Imię, Identyfikator, Forma, Typ (np. Osoba prawna), NIP, Regon, Pesel, adres (Miejscowość, Ul/Nr domu, Kod/Poczta, Kraj), adres korespondencyjny, dane telefoniczne/e-mail, listę dodatkowych numerów NIP/adresów oraz listę przypisanych numerów rachunków bankowych (z możliwością oznaczenia rachunku jako domyślnego). Nad kartą dostępne są przyciski Wybierz (zmiana kontrahenta) oraz Edytuj (edycja danych karty kontrahenta).

Zakładka Księgowość

Prezentuje zapisy księgowe (dekrety) powstałe na podstawie dokumentu, w czterech sekcjach: Pozycje księgowe — dekrety, Pozycje księgowe — dekrety z dokumentów finansowych, Pozycje księgowe — dekrety z opłat, Pozycje księgowe — dekrety z wpłat. Każda sekcja zawiera kolumny: R, Nr dziennika, Rodzaj, Konto Wn, Konto Ma, Paragraf, Kwota, Data w[prowadzenia] oraz własny zestaw przycisków nawigacyjnych i funkcyjnych.

Dopóki dokument nie zostanie zadekretowany, wszystkie sekcje wyświetlają komunikat „brak wierszy”.

Zakładka Przed edycją

Zawiera zrzut danych z zakładki Dokument sprzed ostatniej edycji formularza faktury — pełny komplet pól (dane kontrahenta, daty, kwoty, pozycje dokumentu) w stanie „Stan dokumentu przed edycją”, oznaczonym czerwonym napisem. Funkcjonalność ta stanowi dodatkowe zabezpieczenie przed wykonaniem niepowołanej zmiany — pozwala porównać dane aktualne z danymi sprzed edycji.

Zakładka Schematy

Umożliwia przypisanie do dokumentu schematu księgowania, wykorzystywanego przy dekretacji metodą schematu księgowego. Sekcja Schemat podstawowy zawiera pole Schemat księgowania oraz przyciski Przypisz (przypisanie wybranego schematu do dokumentu) i Usuń (usunięcie przypisania).

Zakładka JPK V7M

Umożliwia oznaczenie dokumentu na potrzeby struktury JPK_V7M, w trzech sekcjach: Oznaczenie typu dokumentu (Typ dokumentu, Opis), Oznaczenie grup GTU (lista kodów i opisów grup towarowo-usługowych) oraz Oznaczenie procedur (lista kodów i opisów procedur szczególnych VAT). W każdej sekcji dostępne są przyciski Dodaj i Usuń.

Zakładka eF KSeF

Zakładka eF KSeF zawiera wszystkie informacje i funkcje związane z parametryzacją faktury na potrzeby Krajowego Systemu e-Faktur oraz z jej przygotowaniem i wysyłką. W górnej części znajdują się pola Numer KSeF (z przyciskiem Popraw) oraz Oznaczenie braku nr KSeF (do wpisania kodu OFF, BFK lub DI — patrz Lista dokumentów). Poniżej, w sekcji Dane do faktury KSeF, znajduje się rząd przycisków: Popraw, Sprawdź, Wyślij, Sesja, Rejestr, Wersja robocza — te same funkcje dostępne są również pod prawym klawiszem myszy na liście rejestru.

Zakładka podzielona jest na trzy podzakładki: Dane do faktury, Podmiot 3, Dodatkowy opis.

Sekcja Dane wysyłki do KSeF (dolna część zakładki) prezentuje: Status wysyłki, Przygotował, Nr ref. sesji, Data sesji KSeF, Nr ref. dokumentu, Nr. KSeF — pola te wypełniają się automatycznie w miarę postępu procesu wysyłkowego.

Wysyłka faktury sprzedaży do KSeF

Wysyłka dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur przebiega w czterech etapach.

1. Wersja robocza. W zakładce KSeF klikamy przycisk Wersja robocza (funkcja „Twórz wersję roboczą”). System generuje wstępną strukturę pliku XML odpowiadającą zawartości wysyłki i wyświetla jej wizualizację w formacie FA. Przed wysyłką należy sprawdzić w kolumnie !eF listy, czy pojawiła się ikona wymogu wysyłki (czerwony wykrzyknik) — jej brak oznacza, że w zakładce KSeF trzeba oznaczyć odpowiednie pole. Poprawność zgodności ze wzorcem XSD potwierdzana jest stosownym komunikatem.
2. Sprawdź. Alternatywnie do przycisku Wersja robocza, funkcja Sprawdź wykonuje walidację dokumentu wobec wzorca XSD bez tworzenia pełnej wersji roboczej.
3. Wyślij. Po potwierdzeniu zgodności z XSD klikamy Wyślij (funkcja „Wyślij fakturę do KSeF”). Operacja przekazuje przygotowany dokument do sesji (paczki wysyłek).
4. Sesja. Przycisk Sesja (funkcja „Pokaż sesje wysyłki KSeF”) otwiera kartotekę sesji z informacją o autorze oraz zawartości (Faktury w sesji). Ostateczna, nieodwracalna wysyłka dokumentów do KSeF realizowana jest z tego okna.
5. Rejestr. Przycisk Rejestr przenosi do Rejestru dokumentów KSeF — wychodzące (Rejestry → Dokumenty KSeF — wychodzące), gdzie można wyświetlić podgląd faktury zwrotnie potwierdzonej przez system Ministerstwa Finansów.

Po odświeżeniu głównej listy Rejestru dokumentów handlowych — sprzedaż pobrane informacje pojawią się w kolumnach !eF oraz Numer KSeF.

Podmiot 3 — dodatkowi uczestnicy transakcji

Zakładka Podmiot 3 pozwala na szczegółowy zapis listy dodatkowych kontrahentów (tzw. podmiotów 3) w strukturze faktury KSeF. Wcześniej system obsługiwał wyłącznie dwa typy podmiotu trzeciego: Jednostka samorządu terytorialnego — wystawca oraz Jednostka samorządu terytorialnego — odbiorca (dane zawarte odpowiednio w zakładkach Wystawca i Płatnik dokumentu). Obecna wersja umożliwia dopisanie dowolnej liczby podmiotów, wraz z pełną specyfikacją ich danych i roli w fakturze ustrukturyzowanej.

Lista podmiotów obsługiwana jest standardowym paskiem klawiszy funkcyjnych: Dodaj, Popraw, Usuń.

Co się dzieje po kliknięciu Dodaj: Otwiera się okno Podmiot trzeci, zintegrowane z systemowym słownikiem kontrahentów oraz słownikiem ról podmiotu trzeciego (KSeF). Uzupełniamy:

• Podmiot — wybór z systemowego słownika kontrahentów,
• Lp — liczba porządkowa,
• Nazwa,
• Typ roli: Rola podstawowa lub Rola inna — z polem Rola, wybieranym ze słownika ról KSeF,
• NIP — w przypadku nabywcy krajowego: 10-cyfrowy NIP bez kresek; dla podmiotu z UE: VAT-UE (bez literowego kodu kraju wskazanego w polu Kraj); dla podmiotu spoza UE: identyfikator podatkowy tego kraju (wymagany wtedy kod kraju w polu Kraj),
• Id Wew — wewnętrzny identyfikator KSeF,
• Podmiot trzeci nieposiadający identyfikatora podatkowego — checkbox zaznaczany w przypadku braku NIP,
• Adres, Kraj,
• Udział dodatkowego nabywcy (%) — procentowy udział podmiotu w transakcji,
• Id Nabywcy dla powiązania korekt: było – jest na fakturze — wykorzystywane przy powiązaniu korekty z dokumentem pierwotnym.

Dodatkowy opis na fakturze

Zakładka Dodatkowy opis pozwala umieścić w strukturze dokumentu listę dodatkowych treści opisowych (obok obsługiwanego również pola Uwagi, którego treść pojawia się bezpośrednio w strukturze faktury). Lista obsługiwana jest standardowym panelem klawiszy funkcyjnych: Dodaj, Popraw, Usuń.

Co się dzieje po kliknięciu Dodaj: Otwiera się okno Dodatkowy opis z czterema polami:

• Lp — liczba porządkowa ustalająca kolejność rekordu na liście,
• Nr poz. faktury — odnośnik opisu do konkretnej pozycji faktury; pole uzupełniamy identycznym numerem jak pozycja faktury, gdy dodatkowy opis dotyczy konkretnego wiersza, a pozostawiamy puste, gdy opis dotyczy całej faktury,
• Nazwa pola — klucz opisu,
• Wartość — treść opisu dodatkowego, odnośnik.

Pola dodatkowe: umowa, zamówienie, data zapłaty

W sekcji Dane do faktury (zakładka eF KSeF, podzakładka Dane do faktury) dostępne są dodatkowo cztery pola identyfikujące numer umowy lub zamówienia, na podstawie których wystawiono fakturę, wraz z datami: Dotyczy umowy z dnia / nr umowy, Dotyczy zamówienia z dnia / nr zamówienia, a także pole Data zapłaty. Dane te edytuje się i wprowadza za pomocą przycisku Popraw. Sekcja zawiera również znaczniki Faktura dotyczy JST i Faktura dotyczy GV oraz nadrzędny znacznik Obowiązek KSeF — Podlega wysyłce do KSeF.

Korekta faktury sprzedaży VAT

Tworzenie korekty

Aby utworzyć korektę, ustawiamy się na fakturze, którą chcemy skorygować, i klikamy przycisk Nowy, wybierając z okna Słownik typów dokumentów — sprzedaż interesujący nas rodzaj korekty, np.:

• FSK — Faktura sprzedaży VAT — korekta,
• FSKD — Faktura sprzedaży VAT — korekta danych formalnych,
• FSKR — Faktura sprzedaży VAT — korekta ręczna.

Korekta danych formalnych

Rodzaj korekty Faktura sprzedaży VAT — korekta danych formalnych (FSKD) pozwala poprawić dane niezmieniające wartości podstawy opodatkowania i kwoty podatku — np. termin płatności, dane sprzedawcy, nabywcy, Podmiot 3. Na formularzu tego typu korekty ukryte są zakładki związane z pozycjami i kwotami faktury pierwotnej.

Korekta danych

Gdy korekta zmienia wartość podstawy opodatkowania lub kwotę podatku, formularz korekty (typ FSK) posiada dodatkowe zakładki: Korygowany (dane dokumentu pierwotnego) oraz Pozycje korekty. Na zakładce Pozycje korekty prezentowane są dwa wiersze dla każdej pozycji: pierwotna pozycja ze zmienionym znakiem (wartość ujemna) oraz pozycja po korekcie — zmiana ilości lub wartości pozycji automatycznie przelicza i koryguje wartości widoczne w zakładce Tabela VAT.

Nagłówek formularza korekty dodatkowo prezentuje: pole Korygowany (numer faktury pierwotnej) i Nr korygowanego, sekcję Daty na dokumencie korygowanym (Data wystawienia, Data sprzedaży) oraz pole Do zwrotu, prezentujące łączną kwotę korekty ze znakiem ujemnym.

Korekta podmiotów faktury

Jeżeli korekta dotyczy danych sprzedawcy lub nabywcy (Podmiot2/Podmiot3), poprawy dokonujemy w opcji Podmioty korygowane (zakładka KSeF), gdzie podajemy pełne, poprawione dane danego podmiotu, występujące na fakturze korygowanej.

Przyczyna i typ korekty (KSeF — Dane dla korekty)

Po dokonaniu zmian przechodzimy do zakładki KSeF — Dane dla korekty i klikamy przycisk Popraw. W otwartym oknie Zmiana danych dokumentu handlowego uzupełniamy:

• Nr KSeF korygowanej — numer KSeF faktury korygowanej: pobierany automatycznie z dokumentu pierwotnego przy korygowaniu bieżącego, zaznaczonego dokumentu; przy korekcie metodą wskazania dowolnego dokumentu wprowadzamy go ręcznie (najlepiej przez skopiowanie). Pole wypełnia się wyłącznie wtedy, gdy dokument korygowany został wcześniej wysłany do KSeF.
• Przyczyna korekty — pole opisowe zawierające uzasadnienie korekty.
• Typ korekty — szczegółowe oznaczenie korekty z określeniem typu daty skutku podatkowego:
  • 0 — nie dotyczy,
  • 1 — korekta wsteczna (w przypadku korekty skutkującej w dacie ujęcia faktury pierwotnej),
  • 2 — korekta bieżąca (w przypadku korekty skutkującej w dacie wystawienia faktury korygującej),
  • 3 — korekta zbiorcza lub specjalna (korekta skutkująca w dacie innej, w tym gdy dla różnych pozycji faktury korygującej daty te są różne).
• Numer poprawny — poprawny numer faktury korygowanej; pole uzupełniamy wyłącznie w przypadku, gdy przyczyną korekty jest błędny numer faktury korygowanej (pierwotnej).

Wysyłka korekty do KSeF odbywa się w analogiczny sposób jak w przypadku faktury pierwotnej — patrz Wysyłka faktury sprzedaży do KSeF.

Dekretacja dokumentu sprzedaży

Konfiguracja wstępna

Przed przystąpieniem do dekretacji pierwszego dokumentu sprzedaży należy skonfigurować dwa elementy: powiązania kodów dekretacji VAT-owskiej w słowniku Słowniki → Rodzaje dekretacji (pozycja V_NALE_BR — Należność VAT — brutto, z uzupełnionymi kodami powiązań dekretacji netto i VAT) oraz domyślne konta do księgowania netto i VAT-u należnego, przypisywane w Katalogi → Struktury danych, na wybranym planie kont, w zakładce Parametry → Konta VAT.

Dekretacja metodą ręczną

Aby zadekretować dokument, ustawiamy się na wybranej pozycji rejestru sprzedaży i klikamy przycisk Dekretuj (alternatywnie: przegląd dokumentu → zakładka Księgowość → przycisk Dekretuj). Pojawia się okno Wybór operacji z czterema opcjami:

• Utworzyć nowy dokument księgowy — wywołuje nowy nagłówek dokumentu, przepisując z faktury daty oraz uzupełniając symbol zewnętrzny numerem faktury, a nazwę — numerem rejestru i polem Nazwa; zadaniem użytkownika jest wybranie symbolu dokumentu oraz ewentualna korekta domyślnie uzupełnionych pól.
• Wybrać dokument księgowy z listy — wywołuje listę dokumentów księgowych, z której wskazujemy pozycję, do której ma być zadekretowana dana faktura.
• Generuj dokument księgowy dla symbolu [„SYMBOL”] — generuje dokument z domyślnie ustawionym symbolem, bez możliwości edycji danych nagłówkowych.
• Generuj dokument księgowy z wyborem symbolu — wywołuje słownik symboli dokumentów, z którego wybieramy odpowiedni.

Poniżej znajduje się sekcja Wybór sposobu dekretacji: Metoda ręczna lub Schematem księgowym — pełny opis metody schematem księgowym w kolejnej sekcji.

Po wybraniu typu operacji, o ile kontrahent posiada więcej niż jedno konto (lub konto nie zostało wybrane na fakturze), pojawi się okno wyboru konta kontrahenta, a następnie okno Nagłówek dokumentu (dla operacji „Utworzyć nowy dokument księgowy”), w którym uzupełniamy: Miesiąc/Rok, Numer wpis, Dziennik, Nr dziennika, Symbol (dropdown), Nr symbolu, Symbol zew., Data wpisania, Data zdarzenia, Data wystawienia, Data płatności, Nazwa, opcjonalnie Sumę kontrolną dokumentu i Kontrolną kwotę bilansową. Skróty klawiszowe dostępne w tym oknie: F1 — Pomoc, F2 — Symbol, F3 — Nazwa (schowek), F4 — Nazwa, F5 — Okresy płatności, F6 — Kopia dokumentu, Esc — Anuluj.

Następnie otwiera się okno Dekretacja budżetowa — opisane szczegółowo w sekcji Okno Dekretacja budżetowa.

Ustawiając się na odpowiedniej pozycji propozycji dekretów i klikając prawym przyciskiem myszy, dostępne są dodatkowe opcje: Zmień paragraf (zmiana klasyfikacji budżetowej na pozycji Netto/VAT), Usuń paragraf (usuwa klasyfikację z zaznaczonej pozycji), Zmień konto (zmiana konta na pozycji Brutto/Netto/VAT), Podziel pozycję netto (dodaje nową pozycję netto z kwotą 0), Podziel netto z pozycjami VAT (dodaje nowe pozycje netto i VAT), Dodaj pozycję VAT (dodaje nową pozycję VAT z kwotą 0), Usuń pozycje (usuwa niepotrzebnie dodane pozycje).

Po wykonaniu odpowiednich zmian możliwe jest także przypisanie faktury do umowy (o ile w programie prowadzony jest rejestr umów), a następnie klikamy przycisk Dekretuj. Na końcu prezentowane jest okno z zadekretowanymi pozycjami; można wrócić do zakładki Propozycje dekretów lub przejrzeć wygenerowane rozrachunki w zakładce Rozrachunki. Po wyjściu program pokazuje zakładkę Księgowość w oknie faktury.

Dekretacja schematem księgowym

Procedura rozpoczyna się identycznie jak w metodzie ręcznej — przycisk Dekretuj i okno Wybór operacji z tymi samymi czterema opcjami tworzenia/wyboru dokumentu księgowego, tym razem z zaznaczoną opcją Schematem księgowym w sekcji Wybór sposobu dekretacji.

Jeżeli schemat księgowania nie został wcześniej ustawiony w zakładce faktury Schematy, program wyświetli okno Schematy księgowań — słownik dostępnych schematów, z listą (kolumny Nazwa, Grupa), sekcją Schematy dekretacji (kolumny Lp, Pozycja, Rodzaj dekretacji, Kwota, Nazwa dekretu) oraz znacznikami Wymagana edycja dekretów przez księgowaniem i Wyłącz kontrolę kwot źródłowych z dekretami. Wybieramy odpowiedni schemat i klikamy Wybierz.

Po wybraniu schematu faktura zostaje zadekretowana, a przy fakturze na liście pojawia się znacznik istniejącej dekretacji (kolumna D). Księgowanie schematami sprawdza się najlepiej, gdy faktura dotyczy tylko jednej klasyfikacji budżetowej.

Okno Dekretacja budżetowa

Okno składa się z trzech głównych sekcji:

Sekcja Paragrafy (górna tabela: Id, Typ, Paragraf, Nazwa, Koszt, Kwota) — lista klasyfikacji budżetowych przypisanych do dokumentu. Bezpośrednio po otwarciu okna pozycja może być oznaczona jako „Nieprzypisany do paragrafu”. Przyciski Dodaj pozycję, Dodaj paragraf, Usuń pozycję służą do zarządzania tą listą. Po kliknięciu Dodaj paragraf, z wyświetlonej listy wybieramy odpowiednią klasyfikację (w budżecie zadaniowym — najpierw zadanie, następnie paragraf), po czym program pyta, czy dokument dotyczy dochodów (TAK) czy ma być pomniejszeniem kosztów (NIE), a następnie — czy pozycja ma być zwykła czy kosztowa (przy pozycji zwykłej program kontroluje zgodność kwot netto/VAT faktury z propozycją dekretacji; przy kosztowej — takiej kontroli nie wykonuje).

Pola Suma brutto z dokumentu i Suma brutto wraz z przyciskiem Przelicz VAT pozwalają zweryfikować i przeliczyć wszystkie pozycje propozycji dekretów według wskazanych klasyfikacji, w rozbiciu na brutto, netto i VAT.

Sekcja Propozycje dekretów (środkowa tabela: Id, Typ, Stawka, Rodzaj, Kwota, Konto WN, Konto MA, Paragraf, S, M Ks, Nazwa) — prezentuje wygenerowane dekrety w podziale na typ Brutto (rodzaj V_NALE_BR, konto WN typu rozrachunkowego, np. 201-UM-01-1132), Netto (rodzaj V_NALE_NE) i VAT (rodzaj V_NALE_VA), każdy ze stawką VAT i kwotą.

Sekcja podsumowań (dolna część okna) — pola Suma netto z dokumentu / Suma netto, Suma VAT z dokumentu / Suma VAT, Suma VAT N z dokumentu / Suma VAT N, Sumy netto+VAT z dokumentu / Suma Netto+VAT, oraz pole Przypisz dekrety (brutto) do umowy (z przyciskami U/Z do wyboru umowy oraz X do wyczyszczenia). Pasek statusu (Status: OK, w kolorze zielonym) informuje o zgodności kwot propozycji dekretów z kwotami dokumentu. Przyciski Dekretuj i Wyjście zamykają okno — pierwszy zapisując wygenerowane dekrety, drugi rezygnując z operacji.

Edycja i usuwanie dekretacji

Wydruk rejestru sprzedaży VAT

W celu wydruku rejestru sprzedaży wchodzimy do opcji Rejestry → Rejestr sprzedaży i na pasku klawiszy funkcyjnych klikamy przycisk Rejestr. Otwiera się okno Wybór zakresu rejestru VAT — Warunki wyszukiwania (Sprzedaż), w którym uzupełniamy:

Przyciski: Czyść (czyści warunki filtra), Wybierz (zatwierdza filtr i uruchamia przeliczenie), Anuluj.

Po zatwierdzeniu filtra dane zostają przeliczone i zapisane do tymczasowej tabeli, prezentowanej w oknie Rejestr sprzedaży VAT. Okno zawiera nagłówek z zastosowanymi warunkami wyszukiwania, sekcję Lista dokumentów (kolumny: [x], K, Rejestr VAT, Rejestr Nr, Nr poz. VAT, Data VAT, Numer dokumentu handlowego, Numer źródłowy, Kontrahent, Wartość Netto, Kwota Vat, Wartość Brutto, Rok, Nr KSeF) z przyciskiem Dokument (otwarcie podglądu podświetlonej pozycji) oraz nawigatorem, a poniżej zakładkę Zestawienie — rejestr sprzedaży VAT z dwiema tabelami: Sprzedaż wg stawek VAT — dotyczy podświetlonego dokumentu oraz Podsumowanie sprzedaży wg stawek VAT (obie w podziale na stawki 22%, 7%, 0%, ZW, NP, 5%, 3%, 8%, 23%, -, z wierszami Netto i VAT oraz kolumną Razem).

W celu wydrukowania rejestru używamy przycisku Drukuj. Pojawi się okno z wyborem wzorca, w którym decydujemy się na wzorzec z dodatkowym opisem dokumentów lub bez.