Dokumenty KSeF – wychodzące

Rejestr Dokumenty KSeF – wychodzące (okno: „Dokumenty KSeF – wysłane") służy do przeglądania, filtrowania i podglądu faktur sprzedaży wysłanych do Krajowego Systemu e-Faktur, a także do importu i rejestracji w rejestrze sprzedaży faktur pochodzących z KSeF — czyli faktur wystawionych bezpośrednio na platformie KSeF Ministerstwa Finansów albo w innym systemie niż System Finansowo-Księgowy (np. w oprogramowaniu innego producenta niż Softres). Rejestr dostępny jest z menu głównego programu poprzez Rejestry → Dokumenty KSeF – wychodzące.

Otwieranie widoku

Okno rejestru

Wymagany parametr programu

Panel filtra

Panel Filtr zawiera:

• pole Data wystawienia z zakresem Od / Do (każde z ikoną kalendarza, ikoną czyszczenia pola oraz dodatkową ikoną),
• znaczniki Archiwalne i Importowane z KSeF,
• grupę Status: Wszystkie, Wysłane, Odrzucone, Sporządzane, Przyjęte w KSeF,
• pola Nr KSeF, Nr faktury, Nr sys. faktury,
• pola Nabywca NIP, Nabywca, Wystawca, Płatnik, Płatnik IdWew,
• pola Netto, Vat, Brutto,
• przyciski Czyść warunek i Wyszukaj.

Znacznik Importowane z KSeF służy do przełączenia widoku listy w celu weryfikacji, czy pojawiły się nowe, zaimportowane wcześniej wpisy.

Pasek narzędzi

Lista / Tabela główna

Pod listą główną wyświetlana jest liczba pozycji (np. „1 z 139").

Menu kontekstowe listy

Pod prawym przyciskiem myszy na liście dokumentów KSeF – wysłane dostępne jest menu kontekstowe z pozycjami:

Szczegóły dokumentu — zakładka Szczegóły faktury

Sekcja Nagłówek:

• Sprzedawca: NIP, Sprzedawca (nazwa),
• Nabywca: NIP, Nabywca (nazwa),
• Nr faktury, Data wystawienia, Nr sys faktury, Netto, Vat, Nr sys wysyłki, Brutto,
• Nr KSeF.

Po prawej stronie panel Podgląd faktury z przyciskami Pokaż XML, dodatkową ikoną, Pokaż, eF KSeF (pdf), oraz obszarem wizualizacji zawartości faktury.

Import faktur z KSeF (okno)

Wybranie opcji Rejestracja faktur w FK z menu kontekstowego otwiera okno Import faktur z KSeF, służące do weryfikacji, uzupełnienia danych i zarejestrowania w rejestrze sprzedaży faktur pobranych wcześniej z KSeF — w tym faktur wystawionych na platformie KSeF Ministerstwa Finansów lub w programie innym niż System Finansowo-Księgowy (np. u innego producenta niż Softres), a nie w samym FK.

Pasek narzędzi okna Import faktur z KSeF

Lista / Tabela w oknie Import faktur z KSeF

Po użyciu przycisku Rozpakuj z xml lista uzupełnia się o dodatkowe dane:

Pod listą wyświetlana jest liczba pozycji (np. „1 z 2" lub „2 z 2").

Automatyczne tworzenie faktur — krok po kroku

Aby uruchomić proces automatycznego tworzenia faktur (uzupełnienia danych z pliku xml i przygotowania pozycji do rejestracji), należy wykonać następujące czynności:

1. Zaznaczyć wybrane rekordy za pomocą pierwszej kolumny [v].
2. Użyć przycisku Rozpakuj z xml — po wykonaniu tej operacji:
   • zniknie ikona w kolumnie xml dla przetworzonej pozycji,
   • uzupełnią się zakładki szczegółowe dotyczące wskazanej faktury,
   • uzupełnią się pozostałe kolumny listy danymi wpisu (m.in. Rodzaj, D. wystawienia, D. sprzedaży, Nabywca KSeF, Nabywca FK, Nabywca NIP, Brutto).

Menu kontekstowe listy w oknie Import faktur z KSeF

Pod prawym przyciskiem myszy na liście w oknie Import faktur z KSeF dostępne są dwa zestawy pozycji menu:

Komunikaty weryfikacji

Użycie przycisku Sprawdź dla pozycji bez przypisanego nabywcy wyświetla okno Informacja z komunikatem o brakującym przypisaniu:

Po uzupełnieniu wymaganych przypisań (nabywcy, jednostki miary, stawki VAT) i ponownym użyciu przycisku Sprawdź, dla poprawnie przygotowanej pozycji wyświetlane jest okno Informacja z komunikatem:

Ustawienia dokumentu handlowego

Podczas rejestracji faktury w rejestrze sprzedaży wyświetlane jest okno Ustawienia dla dokumentu handlowego.

Pola formularza:

• Typ dokumentu (np. „Faktura sprzedaż VAT"),
• Prefix numeru (np. „FS"),
• Rejestr Vat (np. „RS - Rejestr sprzedaży"),
• Rodzaj sprzedaży (np. „Sprzedaż opodatkowana"),
• grupa Naliczenie Vat od kwoty: Netto / Brutto,
• grupa Data Vat na podstawie: daty wystawienia / daty sprzedaży.

Przyciski: Czyść, Wybierz, Anuluj.

Po rejestracji faktury kolumna FK na liście w oknie Import faktur z KSeF oznaczana jest znacznikiem potwierdzającym rejestrację w rejestrze sprzedaży.