Sprawozdawczość

Uruchomienie funkcji

Funkcję uruchamia się z poziomu menu głównego: Budżet → Sprawozdania.

Widok główny

Okno składa się z trzech obszarów:

Drzewo sprawozdań

Struktura drzewa buduje się „od góry”: rok → typ okresu i konkretny okres (miesiąc/kwartał/rok) → grupa/typ sprawozdania. Każdy z tych poziomów dodaje się osobno tym samym przyciskiem paska narzędzi (Dodaj gałąź podrzędną), zaczynając od zaznaczenia węzła nadrzędnego (np. najpierw zaznaczamy nagłówek „Sprawozdania” i dodajemy rok, potem zaznaczamy rok i dodajemy okres, potem okres i dodajemy grupę sprawozdań).

W obrębie miesiąca/kwartału sprawozdania podzielone są na kategorie: Podatkowe, Jednostkowe, Dodatkowe, Zbiorcze.

Pasek narzędzi

Opis działania przycisków paska narzędzi

Dodaj gałąź równoległą — otwiera okno wyboru typu gałęzi (np. Jednostkowe, Zbiorcze itp.), dodawanej obok już istniejącej, zaznaczonej gałęzi.

Dodaj gałąź podrzędną — otwiera okno wyboru (rok, kwartał, miesiąc) i dodaje nowy, głębszy poziom struktury pod zaznaczoną gałęzią.

Usuń zaznaczoną gałąź — usuwa pozycję, na której aktualnie znajduje się zaznaczenie. Gałęzi nie da się usunąć, jeśli mają podpięte sprawozdania lub gałęzie podrzędne.

Dodaj sprawozdanie — otwiera formularz sprawozdania (okno „Wybór sprawozdania”) dla zaznaczonego, wcześniej utworzonego okresu sprawozdawczego.

Import sprawozdań z @bestia — przycisk dostępny tylko dla sprawozdań rocznych.

Import z Excela — przycisk dostępny tylko z poziomu poszczególnych sprawozdań (Jednostkowe, Zbiorcze itp.).

Usuń sprawozdanie z listy — usuwa sprawozdanie z listy sprawozdań.

Połącz sprawozdania — przycisk dostępny tylko dla sprawozdań zbiorczych — łączy wybrane sprawozdania jednostkowe (lub zbiorcze) w jedno sprawozdanie łączne. Program pozwala też dołączyć sprawozdania z innych firm zarejestrowanych w tej samej bazie danych (np. z organu). Przy łączeniu sprawozdań jednostkowych wszystkie kolumny liczbowe począwszy od kolumny planu są sumowane, o ile dotyczą tej samej klasyfikacji budżetowej — warto sprawdzić, czy pozycje nie zostały zdublowane przez powtórzenie tej samej klasyfikacji w kilku sprawozdaniach jednostkowych.

Sprawozdanie różnicowe — opcja dostępna dla sprawozdań jednostkowych.

Przelicz — tworzy sprawozdanie z przeliczeniami. Jeśli sprawozdanie było już wcześniej utworzone, a w międzyczasie wprowadzono zmiany w dokumentach księgowych, funkcja wykonuje sprawozdanie od nowa — usuwając przy tym wszystkie wcześniej wprowadzone ręczne korekty pól sprawozdania (patrz sekcja Grupa danych).

Wydruk sprawozdania — otwiera okno „Wybór wzorców dokumentu”, a po wyborze wzorca — podgląd wydruku w oknie „Raport”, z którego można wydrukować sprawozdanie na drukarce lub zapisać je do pliku PDF.

Zamykanie sprawozdania — zamyka sprawozdanie, po potwierdzeniu w oknie „Pytanie”.

Eksport XML besti@ (podpisany) — konwertuje sprawozdanie do formatu XML z zachowaniem struktury wymaganej przez system Bestia@, dodatkowo podpisując plik podpisem wewnętrznym.

Zwykły eksport do besti@ — konwertuje sprawozdanie do formatu XML z zachowaniem struktury wymaganej przez system Bestia@, bez podpisu wewnętrznego.

Eksport do Trezor — dostępne dla sprawozdań obejmujących cały rok.

Eksport do FK — eksportuje sprawozdanie do innego, zewnętrznego systemu finansowo-księgowego (np. do odrębnej instalacji programu FK, w której ma zostać zaimportowane).

Lista sprawozdań — przechodzi z widoku szczegółów zaznaczonego sprawozdania z powrotem do listy sprawozdań.

Dane nagłówka — otwiera okno nagłówka zaznaczonego sprawozdania (patrz sekcja Nagłówek sprawozdania).

Dane sprawozdania — otwiera widok szczegółowej treści zaznaczonego sprawozdania — panel „Grupa danych” (patrz sekcja Grupa danych), pozwalający m.in. na ręczne skorygowanie wartości poszczególnych pól.

Wyjaśnienie do sprawozdania — otwiera okno umożliwiające zawarcie pisemnego wyjaśnienia do zaznaczonego sprawozdania.

Panel szczegółów

Pod tabelą listy wyświetlane są pola opisujące wybrane sprawozdanie:

Wybór sprawozdania

Okno otwierane przy dodawaniu nowego sprawozdania.

Okres sprawozdania:

• Rok — rok, którego dotyczy sprawozdanie.
• Typ okresu — lista rozwijana określająca jednostkę okresu (obserwowana wartość: „Miesiąc”).
• Miesiąc od / Miesiąc do — zakres miesięcy okresu sprawozdania.
• Okres — lista rozwijana z konkretnym okresem (np. „Luty”).
• Przycisk Dodatkowe — (funkcja do potwierdzenia).

Typ sprawozdania — lista wyboru wzoru sprawozdania, m.in.: RB-27, RB-27S, RB-27S-DSGS, RB-27S-FOKA, RB-27ZZ, RB-28, RB-28NWS, RB-28S, RB-28S-DSGS, RB-28S-FOKA, RB-30S, RB-34S, RB-50, RB-N. Wzorce sprawozdań (typy i zakres okresów, jakie obejmują) określa Ministerstwo Finansów.

Opcje danych:

• Dane narastająco — pole wyboru określające, czy dane mają być prezentowane narastająco.
• Pomiń zerowe pozycje — pole wyboru pozwalające pominąć pozycje o wartości zerowej.
• Wersja — pole numeryczne określające wersję sprawozdania.

Wybór zatwierdza się przyciskiem Wybierz, rezygnację — przyciskiem Anuluj. Po wyborze typu sprawozdania i wypełnieniu nagłówka (patrz sekcja Nagłówek sprawozdania) użytkownik wskazuje jeszcze klasyfikacje budżetowe (paragrafy), które mają zostać ujęte w sprawozdaniu — patrz sekcja Wybór paragrafów [Dochody].

Generowanie sprawozdania zbiorczego — krok po kroku

Sprawozdanie zbiorcze łączy w jedno kilka wcześniej utworzonych sprawozdań jednostkowych (lub — analogicznie — kilka sprawozdań zbiorczych w sprawozdanie zagregowane wyższego szczebla).

1. Wejście do modułu. Zaznacz pozycję „Sprawozdania” w oknie głównym programu (patrz sekcja Uruchomienie funkcji).

2. Wybór okresu i grupy „Zbiorcze”. Zaznacz odpowiedni okres sprawozdawczy na gałęzi drzewa i użyj przycisku Dodaj gałąź podrzędną — w oknie wyboru rodzaju sprawozdania wskaż grupę Zbiorcze.

3. Uruchomienie łączenia. Na poziomie grupy „Zbiorcze” wybierz ikonę Połącz sprawozdania, a następnie typ sprawozdania z listy.

4. Sprawozdania z innych firm. Pojawia się okno z pytaniem, czy dołączyć do wyboru sprawozdania z innych firm zarejestrowanych w tej samej bazie danych (np. z organu nadrzędnego). Wybór Tak dokłada takie sprawozdania do listy do zaznaczenia; wybór Nie ogranicza listę do sprawozdań bieżącej firmy.

5. Wybór sprawozdań do połączenia. Zaznacz na liście sprawozdania jednostkowe, które mają wejść w skład sprawozdania zbiorczego, i zatwierdź przyciskiem Wybierz.

6. Nagłówek i zapis. Uzupełnij pola w oknie Nagłówek sprawozdania i zatwierdź przyciskiem Zapisz — program wygeneruje łączne sprawozdanie ze wszystkich zaznaczonych sprawozdań jednostkowych.

W analogiczny sposób generuje się sprawozdanie zagregowane na podstawie kilku sprawozdań zbiorczych (a nie jednostkowych) — proces przebiega tak samo, tylko na wyższym poziomie struktury drzewa.

Sprawozdania podatkowe (RB-27S-POD) i ich łączenie

Obok sprawozdań tworzonych bezpośrednio w module Sprawozdawczości FK, system współpracuje z odrębnym programem Księgowość podatkowa, w którym generowane są sprawozdania typu RB-27S-POD.

Przepływ danych między programami:

1. W programie Księgowość podatkowa sprawozdanie RB-27S-POD można wygenerować dla pojedynczego kontekstu, dla wybranych kontekstów lub zbiorczo dla wszystkich kontekstów.
2. Wygenerowane sprawozdanie jest przesyłane z programu Księgowość podatkowa do programu Finansowo-Księgowego.
3. Przy wejściu do modułu Sprawozdania w FK, po odebraniu przesłanego sprawozdania, wyświetlany jest komunikat informujący o zarejestrowaniu nowego sprawozdania podatkowego.
4. W drzewie sprawozdań pojawia się wówczas nowa gałąź zawierająca sprawozdania podatkowe.

Samo łączenie sprawozdania podatkowego ze sprawozdaniem RB-27S przebiega tym samym schematem, co opisane wyżej generowanie sprawozdania zbiorczego: wybór grupy „Zbiorcze” w drzewie → ikona Połącz sprawozdania → wybór typu sprawozdania → pytanie o dołączenie sprawozdań z innych firm → zaznaczenie pozycji do połączenia i Wybierz → uzupełnienie nagłówka i Zapisz.

Nagłówek sprawozdania

Okno prezentujące i pozwalające edytować dane nagłówkowe sprawozdania.

Nazwa i adres jednostki sprawozdawczej — wielowierszowe pole z nazwą i adresem jednostki oraz numerem REGON.

Nazwa sprawozdania i pole Wersja — pola opisujące bieżące sprawozdanie.

Adresat — wielowierszowe pole z danymi adresata sprawozdania.

Dane terytorialne — pola: Nazwa województwa, Nazwa powiatu/związku, Nazwa gminy/związku, oraz odpowiadające im symbole: WOJ., POWIAT, GMINA, TYP POW., TYP GM., ZW. JST, TYP ZW., CZĘŚĆ, Z. BUDŻ. Symbole te trafiają następnie do kolumn WK/PK/GK na liście sprawozdań.

Besti@ ID — pole identyfikatora jednostki w systemie Besti@.

Aby uaktywnić pole do edycji, klika się na nie kursorem i wpisuje dane z klawiatury — edytowane pole zmienia kolor podświetlenia na zielony, sygnalizując tryb edycji.

Przyciski:

Słownik jednostek budżetowych

Okno otwierane przyciskiem Wybierz ze słownika w oknie „Nagłówek sprawozdania”.

Pasek narzędzi: pole wyboru Uwzględnij jednostki archiwalne, przyciski nawigacji po liście (pierwszy / poprzedni / następny / ostatni rekord), przycisk dodania jednostki (zielony plus), przycisk usunięcia jednostki (czerwony minus) oraz przycisk (niebieska strzałka w górę — funkcja do potwierdzenia).

Panel „Podstawowe dane identyfikacyjne” (pod tabelą): pola Symbol jednostki, numer porządkowy, Data funkcjonowania od / do, Regon, Besti@ ID, Nazwa i adres jednostki (dwuwierszowe pole nazwy oraz dwuwierszowe pole adresu), pole wyboru Planowanie analityczne, przycisk Jednostki planistyczne.

Wybór jednostki zatwierdza się przyciskiem Wybierz, zamknięcie okna bez wyboru — przyciskiem Wyjście.

Szczegóły sprawozdania — zakładki Lista / Nagłówek

Po otwarciu wybranego sprawozdania (dwuklik na pozycji listy lub przycisk Dane nagłówka/Dane sprawozdania w pasku narzędzi) wyświetlane jest okno „Wybór sprawozdania” z dwiema zakładkami w dolnej części: Lista i Nagłówek.

ListaNagłówek

Zakładka prezentuje listę dokumentów/dzienników składających się na dane sprawozdanie, w formie zbliżonej do głównej tabeli „Lista sprawozdań” — z dodatkową kolumną Narastając(y).

Kolumny odpowiadają kolumnom opisanym w sekcji Panel szczegółów, z dodatkiem kolumny Narastając(y), wskazującej sposób prezentacji danych (obserwowana wartość: „Narastający”).

Pasek u dołu zakładki zawiera przyciski zaznaczenia/odznaczenia wszystkich pozycji oraz przyciski Wybierz / Anuluj.

Zakładka prezentuje status cyklu życia sprawozdania oraz dane nagłówkowe w formie tylko do odczytu.

Dane podstawowe: Wersja, Iddruk, Jednostka, kody WK/PK/GK/Typ G, Okres sprawozdawczy, Data, Typ wydruku.

Status sprawozdania — cztery etapy cyklu życia, każdy z polami Użytkownik i Data:

• Utworzył
• Zamknął
• Wysłał
• Podpisał

Każdy etap ma pole wyboru (checkbox) sygnalizujące, czy dany etap został zrealizowany.

Nazwa i adres jednostki sprawozdawczej / Adresat / Nr REGON / Besti@ ID / dane terytorialne — pola analogiczne do okna „Nagłówek sprawozdania”.

Przycisk Popraw nagłówek — otwiera okno „Nagłówek sprawozdania” w celu edycji danych.

Grupa danych — edycja treści sprawozdania

Widok prezentujący i pozwalający edytować szczegółową treść danych sprawozdania.

Grupa danych — pole wyboru (radio) określające, którego wzoru sprawozdania dotyczą prezentowane dane (na zrzucie widoczna jedna grupa: RB-27S).

Pasek narzędzi panelu:

Dodatkowo dostępne są przyciski nawigacji po wierszach (pierwszy / poprzedni / następny / ostatni) oraz ikony edycji wiersza: dodanie (zielony plus), usunięcie (czerwony minus), przesunięcie w górę, zatwierdzenie (ptaszek) i anulowanie (X) zmian w wierszu.

Kolumny tabeli (sprawozdanie RB-27S — dochody):

Każda kolumna posiada nagłówkowe pole wyboru Drukuj, określające, czy dana kolumna ma zostać uwzględniona w wydruku sprawozdania.

Definicje sprawozdań

Okno otwierane przyciskiem Definicje w pasku narzędzi panelu „Grupa danych”. Pozwala zdefiniować, w jaki sposób system ma automatycznie naliczać wartość każdego pola sprawozdania.

Panel lewy — drzewo „Schematy naliczeń”: struktura rozwija się od typu sprawozdania (np. RB-27S), przez Schemat, aż do konkretnego pola sprawozdania objętego regułą naliczenia (np. Dochody wykonane). Pasek narzędzi nad drzewem zawiera: dodanie nowej definicji (dymek z zielonym plusem), (dymek bez opisu — funkcja do potwierdzenia), usunięcie definicji (dymek z minusem, nieaktywny gdy nic nie jest zaznaczone) oraz odświeżenie drzewa (zielone kółko ze strzałkami). U dołu panelu znajdują się dwie dodatkowe ikony (prawdopodobnie import/eksport schematu — do potwierdzenia).

Panel prawy — tabela reguł: nagłówek pokazuje wybrane Sprawozdanie i Schemat, a poniżej zwięzłe podsumowanie reguły dla zaznaczonego wiersza (np. „Definicja: przepisz z pola Plan (po zmianach)”). Pasek narzędzi zawiera nawigację po wierszach oraz przyciski: dodaj regułę (zielony plus), usuń regułę (czerwony minus), przesuń w górę (niebieski trójkąt).

Panel dolny „Definicja pozycji” — szczegóły reguły dla zaznaczonego wiersza:

• Pole — lista rozwijana z polem sprawozdania, którego dotyczy definicja.
• Wartość z konta — symbol konta źródłowego, z przyciskiem wyszukiwania/wyboru konta.
• Zmień znak naliczonej wartości — pole wyboru odwracające znak wartości pobranej z konta.
• Kopiuj wartość z pola — lista rozwijana pozwalająca wskazać inne pole sprawozdania jako źródło wartości (z przyciskiem czyszczenia wyboru).
• stanem — lista rozwijana z rodzajem salda konta uwzględnianym w naliczeniu (z przyciskiem czyszczenia wyboru).
• maska paragrafów — pole tekstowe pozwalające zawęzić naliczenie do paragrafów pasujących do wskazanej maski.
• Niestandardowe — pole tekstowe (przeznaczenie do potwierdzenia — prawdopodobnie własne wyrażenie/formuła naliczenia).

Nazwy pól

Okno otwierane przyciskiem Nazwy pól w pasku narzędzi panelu „Grupa danych”. Pozwala zarządzać nazwami wyświetlanymi oraz widocznością i edytowalnością pól bazowej tabeli danych sprawozdania (tytuł okna wskazuje konkretną tabelę, np. „Nazwy pól danych tablicy: FK_DR_DANE_JST_RB27S” — nazwa zmienia się w zależności od wybranej grupy danych/typu sprawozdania).

Pasek narzędzi zawiera nawigację po wierszach (pierwszy / poprzedni / następny / ostatni), przesunięcie w górę, zatwierdzenie zmian (ptaszek) oraz anulowanie (X).

Panel „Widoczność pól” (dla zaznaczonego wiersza): pola wyboru Pole widoczne w tabeli sprawozdania oraz Możliwość edycji danych pola — odpowiadają kolumnom P i E.

Druk dokumentu sprawozdania — wybór wzorca

Okno otwierane po uruchomieniu wydruku sprawozdania (ikona Wydruk sprawozdania w pasku narzędzi listy sprawozdań).

Tabela wzorców — kolumny: Sys (czy wzorzec systemowy), Nazwa wzorca, Grupa, Typ.

Parametry wydruku — Opcje wydruku: pola wyboru Cieniowanie nagłówka, Drukuj linie poziome, Drukuj linie pionowe, Pokazuj sumy analityk.

Pytaj o: pola wyboru zapis wydruku do bazy, wybór innego wzorca wydruk.

Przyciski: Edycja wzorca, Parametry wzorców (funkcje do potwierdzenia), Wybierz (zatwierdza wybór i przechodzi do podglądu wydruku), Anuluj.

Podgląd wydruku

Po wybraniu wzorca wyświetlane jest okno „Raport” z podglądem gotowego dokumentu sprawozdania.

Dokument prezentowany jest w formie oficjalnego formularza Ministerstwa Finansów, z nagłówkiem zawierającym dane jednostki sprawozdawczej, typ sprawozdania, okres sprawozdawczy oraz symbole terytorialne.

Pasek narzędzi okna: otwórz plik, zapisz, eksport do PDF, drukuj, ustawienia drukarki, nawigacja po stronach (pierwsza / poprzednia / następna / ostatnia, z licznikiem stron), powiększenie/pomniejszenie widoku z polem procentowym. Zamknięcie podglądu — przycisk Wyjście.

Ustawienie eksportowanych danych - eksport do FK

Okno pozwalające skonfigurować parametry eksportu danych sprawozdania do dokumentu/pliku zewnętrznego.

Sekcja Dokument: pola Symbol zew., Nazwa, Data wpisania, Data wystawienia, Data płatności.

Sekcja Konta: pola Konto WN i Konto MA, każde z przyciskiem wyszukiwania/wyboru konta.

Sekcja Paragraf: pole Dodaj analitykę paragrafu (z adnotacją: „do każdego paragrafu doklej ustawione rozszerzenie, np. -01”) oraz pole wyboru Miejsce księgowania: Dochód / Wpływy i dochód.

Sekcja Plik: pola Nazwa pliku (domyślnie generowana wg wzorca, np. FKW-RB-27S_2_2_631257845_Urząd Miejski Softres_KSG.xml) oraz Lokalizacja zapisu pliku, z przyciskiem wyboru folderu i przyciskiem czyszczenia pola.

Ustawienia zatwierdza się przyciskiem Zapisz, rezygnację — przyciskiem Anuluj.

Wybór paragrafów [Dochody]

Okno wyboru zakresu paragrafów, wywoływane w kontekście danych dochodowych — m.in. przy tworzeniu nowego sprawozdania, w kroku wskazania klasyfikacji budżetowych, które mają zostać ujęte w sprawozdaniu.

Dostępne tryby wyboru: Wybierz z listy paragrafów, Wybierz z listy paragrafów syntetycznych, Wybierz z listy paragrafów analitycznych, Wyświetl filtr, Wybór grupy paragrafów, Wszystkie paragrafy, Wszystkie paragrafy analityczne, Standardowe grupy paragrafów.

Przy wyborze z listy paragrafów każdy paragraf zaznacza się osobnym znacznikiem — możliwe jest też zbiorcze zaznaczenie/odznaczenie wszystkich pozycji. Widoczny przy tym typ paragrafu (np. AD/SD) określa jednocześnie poziom klasyfikacji (analityczny/syntetyczny) oraz jej rodzaj (dochodowy) — patrz kolumna S w sekcji Wybór paragrafów do wydruku.

Wybór zatwierdza się przyciskiem Zatwierdź, rezygnację — przyciskiem Anuluj.