Rejestr dokumentów finansowych

Rejestr dokumentów finansowych to centralny widok systemu FK służący do wprowadzania, edycji, dekretacji oraz weryfikacji dokumentów księgowych (faktur, dokumentów wewnętrznych, dokumentów SP/FS itp.). W tym miejscu operator rejestruje dokument, przypisuje go do kontrahenta, kontroluje status zapłaty i zatwierdzenia, a także zarządza powiązaniami z KSeF, obiegiem dokumentów (EZD) oraz e-Budżetem. Rejestr jest punktem wyjścia do dalszych operacji: dekretacji na konta/paragrafy/zadania budżetowe, wprowadzania pozycji rozrachunkowych oraz wielopoziomowej akceptacji formalno-rachunkowej.

Widok dostępny jest z menu głównego: Rejestry → Rejestr dokumentów finansowych.

Rejestr dokumentów finansowych — lista dokumentów wraz z panelem szczegółów wybranej pozycji

Pasek narzędzi

Pasek filtrów i przycisków akcji rejestru dokumentów finansowych

Rozwinięty filtr wyszukiwania

Po rozwinięciu panelu filtrów (przycisk ze strzałką w prawym górnym rogu paska filtrów) dostępne są dodatkowe, szczegółowe kryteria wyszukiwania:

Rozszerzony panel filtrów z dodatkowymi kryteriami wyszukiwania dokumentów

Lista / Tabela główna

Panel szczegółów dokumentu

Po wybraniu dokumentu z listy, w dolnej części okna prezentowany jest panel szczegółów podzielony na zakładki:

Nagłówek dokumentuZaliczenie budżetowePrzelew bankowyTabela VATPodsumowaniePowiązaniaOpis dokumentuOpis merytoryczny

Zakładka Nagłówek dokumentu — podstawowe dane identyfikacyjne.

Podstawowe dane identyfikacyjne dokumentu:

Pole	Opis
Nr rejestru / Nr sys	Numer dokumentu w rejestrze oraz numer systemowy.
Nazwa dokumentu / Symbol zewnętrzny	Nazwa i numer dokumentu źródłowego.
Numer KSeF	Numer referencyjny nadany przez KSeF (jeśli dokument pochodzi z e-Faktury).
Kontrahent / Konto / Nr rach	Identyfikacja kontrahenta, przypisane konto księgowe oraz numer rachunku bankowego.
Nr rejestru SOD / Nr hand.	Numer w systemie obiegu dokumentów oraz numer dokumentu handlowego.
Data zaliczenia, Data wystawienia, Termin płatności, Proponowany TP, Data alertu, Data zapłaty	Daty operacyjne dokumentu.
Status zapłaty	niezapłacony / zapłacony.
Status dokumentu	wprowadzony / dokument FK / zatwierdzony.
Netto / Vat / Brutto	Wartości podsumowujące dokument.

Statusy dokumentu

Status wprowadzony oznacza dokument zarejestrowany, ale niepoddany jeszcze pełnej weryfikacji formalno-rachunkowej. Status zatwierdzony jest wymagany do dalszego procedowania dokumentu (np. w e-Budżecie).

Dekretacja dokumentu na klasyfikację budżetową

Zakładka służy do dekretacji dokumentu na klasyfikację budżetową — przypisania kwot do paragrafów i zadań budżetowych zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale Budżet (Paragrafy i Zadania budżetowe).

Kolumna	Opis
Paragraf	Pełna klasyfikacja budżetowa, do której zaliczono kwotę dokumentu (np. 750-75023-4300-UMAD-00-00-W).
Zadanie	Zadanie budżetowe przypisane do pozycji dekretacji, jeśli dokument rozliczany jest w budżecie zadaniowym.
MK	Miejsce/rodzaj kontowania — znacznik klasyfikujący sposób księgowania pozycji (np. K).
Kwota	Kwota przypisana do danej klasyfikacji budżetowej.
Sołectwo	Sołectwo, do którego przypisano kwotę — wykorzystywane przy rozliczaniu funduszu sołeckiego.
Działanie	Działanie (dodatkowy wymiar klasyfikacji), np. w ramach projektów lub programów.

U dołu zakładki prezentowane jest podsumowanie kontrolne dekretacji:

• Kwota dokumentu — łączna kwota brutto/netto dokumentu do rozdzielenia,
• nieprzypisano — kwota jeszcze nieprzypisana do żadnej klasyfikacji,
• przypisano — kwota już zadekretowana na paragrafy/zadania.

Kontrola sumy dekretacji

Dokument można zatwierdzić dopiero, gdy pole nieprzypisano wynosi 0,00 — cała kwota dokumentu musi być rozdekretowana na klasyfikację budżetową.

Lista przelewów bankowych powiązanych z dokumentem

Prezentuje powiązanie dokumentu z przelewem bankowym — umożliwia wygenerowanie lub podgląd przelewu realizującego płatność wynikającą z dokumentu.

Akcja / Kolumna	Opis
Przelew	Generuje nowy przelew bankowy na podstawie danych dokumentu.
S	Zaznaczenie pozycji przelewu.
Nazwa	Nazwa/opis przelewu.
Data	Data utworzenia lub realizacji przelewu.
Nr rach bankowego	Numer rachunku bankowego, na który realizowany jest przelew.
Rejestr (B)	Numer przelewu w rejestrze bankowym.
Utworzył	Operator, który utworzył przelew.
Wysłał	Operator, który wysłał przelew do banku.

Rozbicie kwot dokumentu na stawki VAT

Zawiera rozbicie kwot dokumentu na stawki VAT, wykorzystywane przy generowaniu deklaracji JPK_V7M/V7K.

Kolumna	Opis
Lp	Numer porządkowy pozycji.
Wartość Netto	Wartość netto dla danej stawki VAT.
St. VAT	Stawka podatku VAT (np. 23%).
Kwota VAT	Wartość podatku VAT wyliczona dla danej stawki.
Wartość Brutto	Wartość brutto dla danej stawki VAT.

Podsumowanie dokumentu według zaliczenia budżetowego

Zbiorcze podsumowanie wartości i statusów dokumentu — sekcja Podsumowanie wg zaliczenia budżetowego prezentuje zagregowane kwoty w podziale na paragraf i zadanie.

Kolumna	Opis
Paragraf	Klasyfikacja budżetowa, dla której zsumowano kwoty dokumentu.
Zadanie	Zadanie budżetowe powiązane z daną klasyfikacją (jeśli zdefiniowano).
Kwota	Suma kwot dokumentu przypisanych do danego paragrafu/zadania.

Powiązania dokumentu z innymi dokumentami rejestru

Prezentuje powiązania dokumentu z innymi dokumentami/rejestrami — m.in. dokumentami handlowymi, fakturami pro forma (FP), fakturami zaliczkowymi (FZ), dokumentami dodatkowymi (DD), umową oraz zamówieniem publicznym.

Akcja / Kolumna	Opis
Pokaż	Wyświetla podgląd powiązanego dokumentu.
Przypisz	Przypisuje wskazany dokument jako powiązany (dostępne trzy warianty przycisku dla różnych typów powiązań).
Odłącz	Usuwa istniejące powiązanie dokumentu.
R	Rodzaj/wskaźnik powiązania.
Nr rejestru	Numer powiązanego dokumentu w rejestrze.
Symbol zewnętrzny	Symbol zewnętrzny powiązanego dokumentu.
Data zaliczenia	Data zaliczenia powiązanego dokumentu.
Termin płatności	Termin płatności powiązanego dokumentu.
Kontrahent	Kontrahent powiązanego dokumentu.
Brutto	Wartość brutto powiązanego dokumentu.
Nazwa	Nazwa powiązanego dokumentu.

W dolnej części zakładki dostępne są pola wyszukiwania dokumentu do przypisania: Nr rejestru, Nr sys, Symbol zew, Kwoty.

Pole opisowe dokumentu — treść widoczna np. na wydrukach lub w strukturze przesyłanej dalej w obiegu.

Pole opisu merytorycznego dokumentu — uzasadnienie/kontekst księgowy dokumentu, wykorzystywane najczęściej podczas weryfikacji formalno-rachunkowej.

Interakcje z listą

• Filtrowanie — za pomocą podstawowego paska filtrów (status zatwierdzenia, zapłaty, dekretu, przelewu, numer rejestru, symbol zewnętrzny, kontrahent, kwota) lub panelu rozszerzonego (m.in. numer KSeF, paragraf, zadanie budżetowe, zamówienie publiczne, wydział).
• Wyszukiwanie — przycisk Wyszukaj stosuje wszystkie aktywne kryteria filtra; Czyść warunek resetuje filtr do stanu początkowego.
• Sortowanie — kliknięcie nagłówka kolumny (np. Nr rejestru, Termin płatności, Kontrahent) sortuje listę według wybranej kolumny.
• Sumowanie — zaznaczenie pozycji w kolumnie [x] i użycie przycisku Σ wyświetla sumę wartości Netto/Vat/Brutto dla zaznaczonych dokumentów.

Funkcjonalności przycisków

Wybierz przycisk, aby przejść do jego szczegółowego opisu:

Poniżej znajduje się szczegółowy opis działania poszczególnych przycisków paska narzędzi rejestru dokumentów finansowych — wraz ze zrzutami ekranu, zasadami użycia oraz zachowaniem systemu w różnych scenariuszach.

Sprawdź

Przycisk Sprawdź na pasku narzędzi rejestru dokumentów finansowych

Co robi: Weryfikuje poprawność danych zaznaczonego dokumentu finansowego — sprawdza spójność wartości nagłówka dokumentu (m.in. zgodność sumy netto i VAT z kwotą brutto) oraz inne reguły kontrolne wymagane przed dalszym procedowaniem dokumentu (np. dekretacją lub zatwierdzeniem).

Kiedy używać: Przed zatwierdzeniem dokumentu lub przekazaniem go do dalszego obiegu (np. do e-Budżetu) — aby z góry wyeliminować błędy formalne, które i tak zablokowałyby zatwierdzenie na późniejszym etapie. Warto stosować rutynowo po każdym imporcie lub ręcznym wprowadzeniu dokumentu.

Co się dzieje po kliknięciu:

Jeśli dokument jest poprawny, system wyświetla komunikat potwierdzający:

Komunikat wyświetlany, gdy dokument przeszedł pomyślnie weryfikację

Jeśli dokument zawiera błąd, system wyświetla komunikat z konkretną przyczyną niepowodzenia weryfikacji, np. niezgodność sumy netto i VAT z kwotą brutto w nagłówku dokumentu:

Komunikat błędu wyświetlany, gdy suma wartości netto i VAT nie zgadza się z kwotą brutto dokumentu

Wymagania / ograniczenia:

• Przed kliknięciem Sprawdź należy zaznaczyć dokument na liście głównej rejestru.
• Weryfikacja dotyczy zgodności danych w obrębie samego dokumentu (nagłówek vs. tabela VAT) — nie sprawdza poprawności dekretacji na klasyfikację budżetową ani powiązań z innymi dokumentami.

Pokaż

Przycisk Pokaż na pasku narzędzi rejestru dokumentów finansowych

Co robi: Wyświetla podgląd dokumentu handlowego (np. faktury zakupu VAT) powiązanego z zaznaczonym dokumentem finansowym w rejestrze. Otwiera osobne okno Dokument handlowy z pełną strukturą dokumentu źródłowego.

Kiedy używać: Gdy chcesz sprawdzić szczegóły dokumentu handlowego stojącego u podstaw wpisu w rejestrze dokumentów finansowych — np. zweryfikować dane kontrahenta, rozliczenie VAT lub warunki płatności — bez opuszczania rejestru i przechodzenia ręcznie do rejestru sprzedaży/zakupów.

Co się dzieje po kliknięciu:

Jeśli zaznaczony dokument finansowy posiada powiązany dokument handlowy, otwiera się okno ze szczegółami tego dokumentu:

Okno Dokument handlowy otwierane po kliknięciu przycisku Pokaż — przykład faktury zakupu VAT

Okno zawiera zakładki: Dokument, Kontrahent, Księgowość, Przed edycją, Schematy, JPK V7M, eF KSeF, a w dolnej części — Pozycje dokumentu, Tabela VAT, Zaliczenie VAT, Zaliczenie budżetowe. Po prawej stronie dostępne są przyciski akcji: Wyjście, Zapisz, Anuluj, Drukuj, Koperta, Zwrotka, Funkcje, Sprawdzenia, Popraw, Vat-7, Finansowy, Pismo EZD, Sprawa EZD.

Jeśli zaznaczony dokument finansowy nie ma powiązanego dokumentu handlowego, system wyświetla komunikat informacyjny i nie otwiera żadnego okna szczegółów:

Komunikat wyświetlany, gdy zaznaczony dokument finansowy nie posiada powiązanego dokumentu handlowego

Wymagania / ograniczenia:

• Przed kliknięciem Pokaż należy zaznaczyć (wskazać) dokument na liście głównej rejestru.
• Przycisk działa wyłącznie dla dokumentów posiadających powiązanie z dokumentem handlowym (widoczne m.in. przez wskaźnik H w tabeli głównej rejestru) — dla dokumentów wprowadzonych ręcznie, bez takiego powiązania, system zwraca komunikat „Brak powiązanego dokumentu handlowego dla tego dokumentu finansowego”.

Dodaj

Przycisk Dodaj na pasku narzędzi rejestru dokumentów finansowych

Co robi: Tworzy dokument handlowy na podstawie zaznaczonego dokumentu finansowego i przenosi go do odpowiedniego rejestru zakupowego (lub sprzedażowego). Funkcja pozwala uzupełnić dokument finansowy — wprowadzony np. ręcznie lub zaimportowany z KSeF/EZD — o pełną strukturę dokumentu handlowego wymaganą do rozliczenia VAT i księgowania.

Kiedy używać: Gdy dokument finansowy w rejestrze nie posiada jeszcze powiązanego dokumentu handlowego (brak wskaźnika H w tabeli głównej), a jego dane (kwoty, kontrahent) wymagają przeniesienia do rejestru zakupów/sprzedaży w celu rozliczenia VAT i dalszego procedowania.

Co się dzieje po kliknięciu:

1. Otwiera się okno Ustawienia dokumentu handlowego, w którym należy określić parametry tworzonego dokumentu:

   Okno Ustawienia dokumentu handlowego z parametrami tworzonego dokumentu

Słownik rodzajów zakupu do wyboru przy tworzeniu dokumentu handlowego

Wybór metody odliczenia VAT proporcją (W, P, W+P) po zaznaczeniu opcji Odliczony %

1. Po uzupełnieniu parametrów należy kliknąć przycisk Wybierz, aby utworzyć dokument handlowy.

2. Jeżeli dokument finansowy nie ma uzupełnionej wymaganej tabeli VAT, system przerywa operację i wyświetla komunikat:

   Komunikat wyświetlany, gdy dokument finansowy nie ma uzupełnionej tabeli VAT wymaganej do utworzenia dokumentu handlowego

3. Po pomyślnym utworzeniu dokumentu system otwiera okno Dokument handlowy z danymi przeniesionymi z dokumentu finansowego (kontrahent, kwoty, daty) — gotowe do uzupełnienia i zapisania w rejestrze zakupów:

   Utworzony dokument handlowy z danymi przeniesionymi z dokumentu finansowego, gotowy do zapisania w rejestrze zakupów

Wymagania / ograniczenia:

• Przed kliknięciem Dodaj należy zaznaczyć dokument na liście głównej rejestru.
• Dokument finansowy musi mieć uzupełnioną tabelę VAT.
• Po utworzeniu dokumentu handlowego zaznaczony dokument finansowy uzyska powiązanie widoczne w tabeli głównej rejestru poprzez wskaźnik H.

Rozrachunki

Przycisk Rozrachunki na pasku narzędzi rejestru dokumentów finansowych

Co robi: Otwiera okno Lista dokumentów kontrahenta, prezentujące pełny stan rozrachunków (należności i zobowiązań) z kontrahentem przypisanym do zaznaczonego dokumentu finansowego. Umożliwia przegląd, rozliczanie oraz windykację pozycji rozrachunkowych bez opuszczania rejestru dokumentów finansowych.

Kiedy używać: Gdy chcesz sprawdzić bieżący stan rozliczeń z danym kontrahentem (np. czy dokument został już rozliczony, czy istnieją nierozliczone należności/zobowiązania), rozliczyć wzajemne pozycje, sprawdzić naliczone odsetki lub podjąć działania windykacyjne.

Co się dzieje po kliknięciu:

Otwiera się okno Lista dokumentów kontrahenta, z tytułem wskazującym kontrahenta (np. *Rozrachunki: MIASTO NIEWIADOME"), podzielone na panel filtrów u góry oraz zestaw zakładek z pozycjami rozrachunkowymi:

Okno Lista dokumentów kontrahenta prezentujące rozrachunki z wybranym kontrahentem

Panel filtrów

Zakładki główne

Pasek narzędzi listy pozycji

Tabela pozycji (Należności / Zobowiązania)

Panel dolny — pozycje szczegółowe

Wymagania / ograniczenia:

• Przed kliknięciem Rozrachunki należy zaznaczyć dokument na liście głównej rejestru — kontrahent zostanie odczytany automatycznie z tego dokumentu.
• Rozliczanie pozycji (Rozlicz) możliwe jest tylko dla pozycji nierozliczonych, o zgodnych kwotach lub w ramach dopuszczalnej różnicy (jeśli system na to pozwala).
• Usunięcie pozycji (Usuń) nie jest możliwe dla pozycji już rozliczonych.

Alert (!)

Przycisk alert (!) na pasku narzędzi rejestru dokumentów finansowych

Co robi: Sprawdza i wyświetla informacje o zaległościach lub obciążeniach kontrahenta przypisanego do zaznaczonego dokumentu finansowego — czyli tego samego rodzaju informacje, które sygnalizowane są znacznikiem ! w kolumnie tabeli głównej rejestru.

Kiedy używać: Przed zatwierdzeniem lub realizacją płatności dokumentu, aby upewnić się, że kontrahent nie ma otwartych zaległości lub innych obciążeń, które powinny zostać wzięte pod uwagę (np. przed dokonaniem przelewu lub podjęciem decyzji o dalszym procedowaniu dokumentu).

Co się dzieje po kliknięciu:

Jeśli kontrahent nie ma żadnych zaległości ani obciążeń, system wyświetla komunikat informacyjny:

Komunikat wyświetlany, gdy kontrahent nie posiada zaległości ani obciążeń

Jeśli kontrahent posiada zaległości lub obciążenia, system zamiast komunikatu wyświetla je w postaci listy w oknie tabeli — prezentując szczegółowe pozycje odpowiadające za naliczony alert (np. nierozliczone należności, przeterminowane zobowiązania).

Wymagania / ograniczenia:

• Przed kliknięciem ! należy zaznaczyć dokument na liście głównej rejestru — kontrahent zostanie odczytany automatycznie z tego dokumentu.

Pokaż (dokument finansowy)

Przycisk Pokaż otwierający podgląd dokumentu finansowego — umieszczony obok przycisku alertu (!)

Co robi: Otwiera wyłącznie podgląd (bez możliwości edycji) pełnych danych dokumentu finansowego zaznaczonego w rejestrze. W odróżnieniu od przycisku Pokaż, który otwiera powiązany dokument handlowy, ten przycisk prezentuje sam dokument finansowy — jego nagłówek, klasyfikację budżetową, dekrety oraz tabelę VAT — w trybie tylko do odczytu.

Kiedy używać: Gdy chcesz szybko przejrzeć pełne dane dokumentu finansowego — np. sprawdzić dekretację na klasyfikację budżetową, wygenerowane dekrety czy tabelę VAT — bez ryzyka przypadkowej zmiany danych. Do wprowadzenia zmian służy osobny przycisk Edycja.

Co się dzieje po kliknięciu:

Otwiera się okno Dokument finansowy w trybie tylko do odczytu, z trzema głównymi zakładkami oraz panelem dolnym:

Okno Dokument finansowy otwierane po kliknięciu przycisku Pokaż — dane prezentowane wyłącznie do podglądu

Panel dolny

Przyciski akcji (prawa kolumna)

Wymagania / ograniczenia:

• Przed kliknięciem tego przycisku Pokaż należy zaznaczyć dokument na liście głównej rejestru.
• Okno nie pozwala na zapis żadnych zmian — służy wyłącznie do wglądu w dane dokumentu.

Kopiuj

Przycisk Kopiuj na pasku narzędzi rejestru dokumentów finansowych

Co robi: Tworzy nowy dokument finansowy na podstawie zaznaczonej pozycji z rejestru — kopiuje dane nagłówkowe (kontrahenta, kwoty, tytuł przelewu, sposób naliczania VAT) do nowego, niezapisanego jeszcze dokumentu, gotowego do edycji i zapisania jako osobna pozycja w rejestrze.

Kiedy używać: Przy wprowadzaniu dokumentów o bardzo zbliżonej strukturze do już istniejącego wpisu — np. cyklicznych, powtarzalnych faktur od tego samego kontrahenta — aby uniknąć ponownego, ręcznego uzupełniania danych kontrahenta, sposobu płatności czy tytułu przelewu.

Co się dzieje po kliknięciu:

System otwiera okno Dokument finansowy z nowym numerem rejestru (kolejnym wolnym w danym rejestrze), z danymi przeniesionymi z dokumentu źródłowego:

Nowy dokument finansowy utworzony przez kopiowanie — z przeniesionymi danymi kontrahenta i kwotami, ale bez dekretacji na klasyfikację budżetową

Skopiowane zostają m.in.: Typ dokumentu, Nazwa dokumentu / Symbol zewnętrzny, dane kontrahenta (Nazwa, NIP, Nr rach), zawartość zakładki Tytułem (w tym ewentualny Podzielona płatność i Przelew tytułem), sposób Naliczania Vat od kwoty oraz kwoty Netto / Vat / Brutto. Nowy dokument otrzymuje status wprowadzony oraz status zapłaty niezapłacony — niezależnie od statusów dokumentu źródłowego.

Wymagania / ograniczenia:

• Przed kliknięciem Kopiuj należy zaznaczyć dokument źródłowy na liście głównej rejestru.
• Skopiowany dokument nie jest automatycznie zapisany — wymaga uzupełnienia dekretacji budżetowej oraz kliknięcia przycisku Zapisz, zanim trafi na stałe do rejestru.
• Numer KSeF, dekrety oraz powiązania z dokumentem handlowym nie są kopiowane — nowy dokument traktowany jest jako całkowicie odrębny wpis.