Przejdź do treści

Import z KSeF

Import z KSeF pozwala na pobranie faktur odebranych z Krajowego Systemu e-Faktur bezpośrednio do rejestru dokumentów finansowych, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Funkcja dostępna jest z poziomu rejestru dokumentów finansowych, pod przyciskiem eF Import z KSeF na pasku narzędzi.

Przycisk eF Import z KSeF na pasku narzędzi rejestru Przycisk uruchamiający import dokumentów z KSeF w rejestrze dokumentów finansowych

Wymagana konfiguracja połączenia

Aby możliwe było odbieranie faktur z KSeF, wymagana jest wcześniejsza konfiguracja połączenia z platformą eKSeF Softres (adres usługi oraz symbol jednostki w słowniku firm). Bez skonfigurowanego połączenia funkcje Odbierz i Rejestruj będą niedostępne. Szczegóły konfiguracji opisano w rozdziale poświęconym integracji z eKSeF.

Okno „Dokumenty KSeF – odebrane”

Widok okna Dokumenty KSeF - odebrane Okno Dokumenty KSeF – odebrane wraz z listą faktur i panelem podglądu

Filtr

Panel filtra w oknie importu z KSeF Panel filtrowania faktur odebranych z KSeF
Pole/Akcja Opis
Data wystawienia — Od / Do Zakres dat wystawienia faktury, wg którego filtrowana jest lista.
(przycisk kalendarza) Otwiera kalendarz do wyboru daty (Od/Do).
(X) Czyści wprowadzoną datę.
Nr KSeF Filtr po numerze referencyjnym nadanym przez KSeF.
Nr faktury Filtr po numerze faktury nadanym przez wystawcę.
Typ faktury Filtr po typie faktury (np. podstawowa, korygująca).
Brutto Filtr po kwocie brutto faktury.
Pokaż faktury archiwalne Włącza wyświetlanie faktur oznaczonych jako archiwalne.
Sprzedawca NIP / Sprzedawca Filtr po numerze NIP lub nazwie sprzedawcy.
Kupujący Filtr po nazwie kupującego (nabywcy).
Podmiot trzeci Filtr po podmiocie trzecim wskazanym na fakturze.
Czyść warunek Resetuje wszystkie ustawione filtry.
Wyszukaj Uruchamia wyszukiwanie zgodnie z ustawionymi filtrami.

Pasek narzędzi listy

Akcja Opis
/ Zaznacza lub odznacza wszystkie pozycje listy (kolumna [v]).
Rejestruj Rejestruje zaznaczone faktury (zapisuje je w systemie jako dokumenty oczekujące na import do rejestru).
Odbierz Pobiera nowe faktury z platformy eKSeF Softres od daty ostatniego odczytu.
Serwis Otwiera opcje serwisowe/diagnostyczne komunikacji z KSeF.
Odśwież Odświeża listę odebranych dokumentów.
Data ostatniego odczytu Informuje, do jakiej daty system pobrał już dokumenty z KSeF; pod przyciskiem kalendarza można wybrać/zmienić tę datę przed ponownym odbiorem.
/ / / Nawigacja po liście dokumentów.
Okno wyboru daty ostatniego odczytu Kalendarz do wyboru daty, od której system ma pobrać dokumenty z KSeF

Odbieranie faktur

Po skonfigurowaniu połączenia z eKSeF Softres, nowe faktury pobiera się przyciskiem Odbierz. System pobiera dokumenty od daty ostatniego odczytu — datę tę można zmienić za pomocą przycisku kalendarza obok tego pola, np. w celu ponownego pobrania dokumentów z wcześniejszego okresu.

Lista faktur

Tabela listy faktur odebranych z KSeF Lista faktur odebranych z KSeF wraz z kolumnami identyfikacyjnymi
Kolumna Opis
[v] Zaznaczenie pozycji do operacji grupowych (np. rejestracji).
A Wskaźnik statusu archiwalnego dokumentu.
Z Wskaźnik statusu zarejestrowania dokumentu w systemie.
P Wskaźnik powiązania z podmiotem trzecim.
KI Wskaźnik powiązania pozycji z kartoteką kontrahentów — patrz uwaga poniżej.
Data rejestracji Data i godzina zarejestrowania faktury w systemie KSeF.
Data wystawienia Data wystawienia faktury przez sprzedawcę.
Nr faktury Numer faktury nadany przez wystawcę.
Sprzedawca NIP Numer NIP sprzedawcy (wystawcy faktury).
Sprzedawca Nazwa Nazwa sprzedawcy.
Kontrahent SU [z NIP Sprzedawcy] Kontrahent w kartotece Systemu FK dopasowany na podstawie numeru NIP sprzedawcy.
Kupujący NIP / Kupujący Nazwa Numer NIP i nazwa nabywcy faktury.
Typ faktury Typ dokumentu (np. Vat).
Netto / Vat / Brutto Wartości faktury: netto, kwota VAT, brutto.
Podmiot trzeci Ident / Podmiot trzeci Nazwa Identyfikator i nazwa podmiotu trzeciego wskazanego na fakturze (jeśli występuje).

Znaczenie kolumny KI

Kolumna KI informuje o powiązaniu pozycji faktury z kartoteką kontrahentów:

  • jedna „główka” — jednoznaczne powiązanie 1:1 z kontrahentem w kartotece,
  • brak ikony — brak powiązania; oznacza to, że kontrahent nie istnieje w kartotece albo istnieje, ale nie ma uzupełnionego numeru NIP,
  • dwie (lub więcej) „główki” — w kartotece znajduje się więcej niż jeden kontrahent pasujący do danych faktury (np. o tym samym NIP).

Panel szczegółów faktury

Zakładka Szczegóły faktury Nagłówek szczegółów wybranej faktury

Pole Opis
Sprzedawca — NIP / Sprzedawca Dane identyfikacyjne sprzedawcy (wystawcy faktury).
Nabywca — NIP / Nabywca Dane identyfikacyjne nabywcy faktury.
Nr faktury Numer faktury nadany przez wystawcę.
Data wystawienia Data wystawienia faktury.
Nr sys Numer systemowy nadany dokumentowi w Systemie FK.
Netto / Vat / Brutto Wartości faktury.
Nr KSeF Numer referencyjny nadany przez KSeF (uzupełniany po rejestracji dokumentu w KSeF).
Data rejestracji KSeF Data i godzina zarejestrowania faktury w systemie KSeF.

Zawiera dodatkowe uwagi oraz opis przesłane wraz z fakturą w strukturze KSeF.

Podgląd faktury

Panel podglądu faktury z akcjami Panel podglądu faktury wraz z przyciskami akcji
Akcja Opis
Pokaż XML Wyświetla podgląd pliku XML faktury.
(przycisk pliku ze strzałką) Pobiera plik XML faktury na urządzenie.
Pokaż Wyświetla podgląd faktury wraz z podglądem FK (danymi po stronie systemu).
eF KSeF (pdf) Wyświetla podgląd faktury w formacie PDF wygenerowanym z KSeF.
Odbierz Pozwala na ponowne pobranie pliku XML faktury.

Jak zaimportować dokument finansowy z KSeF — krok po kroku

  1. W rejestrze dokumentów finansowych kliknij przycisk eF Import z KSeF na pasku narzędzi.
  2. Jeżeli lista nie zawiera oczekiwanych dokumentów, kliknij Odbierz, aby pobrać nowe faktury z platformy eKSeF Softres od daty ostatniego odczytu. W razie potrzeby zmień tę datę za pomocą przycisku kalendarza.
  3. Ustal, które dokumenty chcesz zaimportować — w razie potrzeby zawęź listę filtrem (np. po dacie wystawienia, numerze faktury, sprzedawcy).
  4. Sprawdź kolumnę KI, aby zweryfikować powiązanie faktury z kontrahentem w kartotece (patrz opis powyżej). W razie braku powiązania warto najpierw uzupełnić numer NIP kontrahenta w kartotece.
  5. Zaznacz na liście fakturę, którą chcesz zaimportować — jej szczegóły oraz podgląd pojawią się w dolnej części okna.
  6. Zweryfikuj dane na zakładce Szczegóły faktury oraz podgląd dokumentu (przyciski Pokaż, eF KSeF (pdf), Pokaż XML).
  7. Kliknij przycisk Wybierz w prawym dolnym rogu okna, aby zaimportować dokument do rejestru dokumentów finansowych.
  8. Zaimportowany dokument pojawi się w rejestrze dokumentów finansowych z uzupełnionym polem Numer KSeF oraz pozostałymi danymi pobranymi z faktury — gotowy do dalszej dekretacji i weryfikacji formalno-rachunkowej.

Jak zaimportować dokument finansowy z KSeF — schemat procesu

flowchart TD
    A["1. Otwarcie importu<br><small>Przycisk eF Import z KSeF</small>"]
    B["2. Pobranie faktur<br><small>Odbierz od daty ostatniego odczytu</small>"]
    C["3. Weryfikacja kontrahenta<br><small>Sprawdzenie kolumny KI</small>"]
    D["4. Wybór faktury<br><small>Zaznaczenie pozycji na liście</small>"]
    E["5. Weryfikacja danych<br><small>Podgląd, eF KSeF (pdf), XML</small>"]
    F["6. Import dokumentu<br><small>Przycisk Wybierz</small>"]
    G["7. Dokument w rejestrze<br><small>Gotowy do dekretacji i weryfikacji FK</small>"]

    A --> B --> C --> D --> E --> F --> G

    classDef start fill:#F1EFE8,stroke:#5F5E5A,color:#2C2C2A
    classDef step fill:#E1F5EE,stroke:#0F6E56,color:#04342C
    classDef done fill:#EAF3DE,stroke:#3B6D11,color:#173404

    class A start
    class B,C,D,E,F,G step
    class H done

Anulowanie importu

Przycisk Anuluj zamyka okno importu bez wybrania i przeniesienia dokumentu do rejestru.