Wszystko, czego potrzebujesz w jednym miejscu

System Finansowo-Księgowy (FK) firmy Softres to kompleksowe narzędzie do obsługi księgowości, budżetu i rozliczeń jednostki.

System umożliwia między innymi prowadzenie planu kont, planowanie i kontrolę budżetu, rejestrację i dekretację dokumentów finansowych, obsługę KSeF i VAT oraz sporządzanie sprawozdań budżetowych.

Wstęp

System Finansowo-Księgowy (FK) firmy Softres jest kompleksowym narzędziem informatycznym wspierającym obsługę księgowości, budżetu, rozliczeń podatkowych, obiegu dokumentów finansowych oraz windykacji w jednostkach sektora finansów publicznych, w tym jednostkach samorządu terytorialnego (JST). System integruje się z platformami zewnętrznymi takimi jak KSeF, e-Doręczenia, eZD oraz e-Budżet, zapewniając pełną cyfryzację procesów finansowo-księgowych jednostki.

Niniejsza dokumentacja przeznaczona jest dla:

• Księgowych i urzędników obsługujących dokumenty finansowe, rejestry handlowe, deklaracje i sprawozdania,
• Administratorów systemu odpowiedzialnych za konfigurację, integracje oraz zarządzanie strukturą danych.

O programie

System Finansowo-Księgowy to zaawansowana aplikacja przeznaczona do kompleksowej obsługi wydziałów finansowo-budżetowych w sektorze publicznym, oferująca elastyczność i intuicyjną obsługę. Umożliwia tworzenie zakładowego planu kont, ewidencjonowanie klasyfikacji budżetowej, analizę budżetu w układzie zadaniowym oraz zarządzanie wydatkami i dochodami.

System zapewnia pełną integrację z innymi modułami, automatyzację zapisów księgowych, generowanie rejestrów VAT, a także rozbudowane możliwości raportowania. Obsługuje sprawozdawczość budżetową i współpracuje z zewnętrznymi systemami poprzez standardowy format danych.

Te i inne zalety sprawiają, iż system jest wykorzystywany jako narzędzie księgowe w ponad 300 jednostkach administracji rządowej i samorządowej.

Widok okna głównego

Panel skrótów — opis ikon

Ikona	Nazwa	Co robi po kliknięciu
	Wybór kontekstu pracy	Otwiera okno wyboru kontekstu pracy (jednostka, plan kont, dziennik, rok, miesiąc).
	Dzienniki	Otwiera rejestr dzienników.
	Plan kont	Otwiera listę planu kont księgowych.
	Paragrafy budżetowe	Otwiera listę paragrafów budżetowych.
	Plan budżetu	Otwiera plan budżetu na dany rok.
	Dokumenty planistyczne	Otwiera zbiór dokumentów planistycznych na dany rok.
	Rejestr umów wydatkowych	Otwiera rejestr umów wydatkowych.
	Dokumenty księgowe	Otwiera listę dokumentów księgowych (przeglądanie).
	Dokumenty księgowe – edycja	Otwiera rejestr dokumentów księgowych możliwy do edycji (bufor dokumentów).
	Bufor dokumentów	Otwiera bufor dokumentów.
	Kartoteka kontrahentów	Otwiera spis kontrahentów.
	Rozrachunki – należności	Otwiera panel rozrachunków w zakresie należności.
	Rozrachunki – zobowiązania	Otwiera panel rozrachunków w zakresie zobowiązań.
	Przelewy bankowe	Otwiera rejestr przelewów bankowych.
	Wybór rejestru bankowego	Otwiera okno wyboru rejestru bankowego.
	Rejestr dokumentów finansowych	Otwiera rejestr dokumentów finansowych.
	Rejestr sprzedaży	Otwiera rejestr sprzedaży.
	Rejestr zakupów	Otwiera rejestr zakupów.
	Deklaracje VAT	Otwiera moduł deklaracji VAT.
	Sprawozdawczość	Otwiera moduł sprawozdawczości.
	Biuletyn zmian	Otwiera biuletyn zmian w wersji PDF.

Kluczowe możliwości systemu

Finanse

Moduł obejmuje ogólne zarządzanie finansami, ewidencję księgową i operacje związane z kontami oraz budżetem jednostki.

• Zgodność z przepisami o finansach publicznych, rachunkowości, wydatkach strukturalnych i sprawozdawczości.
• Elastyczna struktura jednostek i dzienników z definiowalnym dostępem (podgląd / edycja / administrowanie / uprawnienia dostępu).
• Umożliwianie wglądu w dane (dziennik, księga główna) zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
• Prowadzenie ewidencji zaangażowania środków budżetowych w paragrafach klasyfikacji budżetowej na poziomie jednostek i budżetu.
• Prezentowanie planu i realizacji budżetu z wartościami: plan, realizacja, % realizacji, różnica, koszty, % kosztów, zaangażowanie RB i LN, różnice, procenty.
• Księgowanie sprawozdań z wykonania wydatków i dochodów (import plików, pobieranie z portalu).
• Definiowanie i sporządzanie zestawień: zmiany funduszu, rachunek zysków i strat, bilans jednostki, bilans skonsolidowany.
• Przeglądanie i drukowanie stanów oraz obrotów kont (syntetycznych, analitycznych) w formacie A4.
• Importowanie uchwał budżetowych z systemu eBudżet 2.0.
• Generowanie zestawień w przekroju jednostek, klasyfikacji budżetowej, zadań, zapisywanie w PDF, wysyłanie przez EOD/ESP.
• Prowadzenie planu kont z korektą, usuwaniem, blokadą kont, tworzeniem analityki o dowolnej głębokości.
• Automatyczne numerowanie dowodów księgowych.
• Wykonywanie automatycznych przeksięgowań rocznych i miesięcznych zgodnie z ustawą o rachunkowości.
• Rejestrowanie różnych typów dokumentów (polecenie księgowania, nota, faktura VAT, delegacje, zaliczki).
• Dekretowanie dokumentów w zakresie zapisów księgowych i klasyfikacji budżetowej.
• Prowadzenie centralnego rejestru dowodów księgowych na poziomie wydziału finansowego i merytorycznego.
• Integracja z systemami zewnętrznymi (Płac, Ewidencja środków trwałych).
• Automatyczne dekretowanie planów finansowych, generowanie dekretów pozabilansowych.
• Zamykanie roku z zachowaniem sald analitycznych, zerowaniem wybranych kont syntetycznych.

Budżet

Moduł ten koncentruje się na analizie danych budżetowych i monitorowaniu realizacji budżetu.

• Wykonywanie analiz wg kryteriów: dział, rozdział, paragraf, analityka, grupa, wydział, jednostka, zadanie, dziennik, okres rozliczeniowy.
• Prezentowanie stanu wykonania budżetu z wartościami: plan, realizacja, % realizacji, różnica, koszty, % kosztów, zaangażowanie RB i LN.
• Informowanie o przekroczeniach budżetu w zakresie klasyfikacji, zadań, umów (plan vs. wydatki, koszty, zaangażowanie).
• Generowanie zestawień o przekroczeniach: wydatki ponad plan, zobowiązania ponad plan, zaangażowanie ponad plan, wydatki vs. umowy.
• Tworzenie raportów i zestawień w przekroju jednostek, klasyfikacji, zadań i innych.
• Analizowanie stanów i obrotów kont syntetycznych i analitycznych.
• Sprawdzanie stawek odsetek przy starcie programu.
• Możliwość eksportu planu do programu Besti@.

Rejestry (umowy, zlecenia, dokumenty finansowe)

Moduł ten zarządza umowami i zleceniami, ich rejestracją i powiązaniem z finansami.

• Katalogowanie dokumentów w kartotekach: dochodowe, wydatkowe, mieszane, bezkwotowe.
• Integracja z modułem finansowym (wspólne słowniki kontrahentów, klasyfikacja, zadania).
• Analizowanie stanu realizacji umów (zaangażowanie, koszty, wydatki) na podstawie dekretacji finansowej.
• Przydzielanie uprawnień (dostęp do wydziału, rachunku, rodzaju dochodu/wydatku, funkcji modułu).
• Rejestrowanie różnych typów umów (o dzieło, zlecenie, akty notarialne).
• Współpraca z EOD, pobieranie danych o umowach (kontrahent, wartość, treść).
• Sprawdzanie dostępności planu budżetu przy wprowadzaniu umów.
• Generowanie dokumentów PK z zaangażowaniem na konta 998 i 999.
• Możliwość wprowadzania aneksów do umów.
• Powiązywanie umów z kontrahentami.
• Drukowanie karty umowy i rejestru umów ze stopniem realizacji.

Dokumenty (obsługa wydatków)

Moduł odpowiedzialny za rejestrację i obsługę różnych typów dokumentów rozchodowych i wydatkowych.

• Rejestrowanie dokumentów rozchodowych i wydatkowych (rachunki do umów, faktury VAT, delegacje, zaliczki).
• Definiowanie nowych typów dokumentów i rejestrów.
• Dekretowanie dokumentów w zakresie zapisów księgowych i klasyfikacji budżetowej.
• Prowadzenie centralnego rejestru dowodów księgowych (wydział finansowy i merytoryczny).
• Obsługa odliczeń VAT (częściowe, pełne), podział na sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną.
• Eksportowanie rejestrów cząstkowych z systemów jednostek podległych.
• Tworzenie rejestrów z korektami z różnych okresów, archiwizacja wersji.
• Ręczne wprowadzanie dokumentów lub pobieranie z EOD.
• Generowanie poleceń przelewów do systemów bankowych.
• Weryfikowanie numerów rachunków bankowych (liczba kontrolna, dwuetapowa weryfikacja).
• Grupowanie dokumentów niezapłaconych (wg daty płatności, kontrahenta).
• Generowanie kasowej listy wypłat.
• Obsługa wielostopniowej akceptacji (formalna, merytoryczna, zatwierdzenie).
• Kontrolowanie dokumentów względem umów i planu finansowego.
• Importowanie i dekretowanie wyciągów bankowych, analiza przekroczeń budżetu i umów.

Deklaracje VAT

Moduł odpowiedzialny za rejestry VAT i deklaracje podatkowe.

• Prowadzenie rejestru VAT zakupów z odliczeniami (częściowe, pełne), podział na sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną.
• Prowadzenie rejestru sprzedaży (faktury, korekty, paragony, noty obciążeniowe).
• Podział deklaracji na część ewidencyjną i deklaracyjną.
• Wybór sposobu odliczenia VAT (wskaźnik, prewskaźnik, iloczyn).
• Wyliczanie rocznej korekty VAT dla zadanych wskaźników.
• Sporządzanie deklaracji JPK_V7M, JPK_V7K, innych zbiorów JPK.
• Integracja z aplikacją webową eVat służącą do tworzenia oraz wysyłania deklaracji VAT przez jednostki podległe.
• Możliwość deklaracji jednostek oraz użytkowników dla programu eVat, nadawanie im hasła oraz uprawnień.
• Obsługa deklaracji VAT wewnętrznych (cząstkowe i zbiorcze), agregowanie deklaracji cząstkowych do zbiorczej.
• Wysyłanie deklaracji z podpisem kwalifikowanym, integracja z US w zakresie wysyłki deklaracji JPK_V7M.

Sprawozdawczość

Moduł odpowiedzialny za raporty i sprawozdania budżetowe.

• Obsługa sprawozdań budżetowych (dochody, wydatki, nadwyżka/deficyt, zobowiązania/należności).
• Generowanie raportów dla RIO (Rb-27S, Rb-28S) z eksportem do BeSTi@.
• Określanie przynależności kont analitycznych do grup i wierszy RB-N/RB-Z.
• Generowanie sprawozdań w formacie wymaganym przez RIO, eksport do systemów sprawozdawczych.
• Agregowanie sprawozdań jednostkowych do zbiorczego.
• Importowanie sprawozdań z formatów innych niż obsługiwane przez program BeSTi@ (np. xls).
• Tworzenie sprawozdań różnicowych (miesięczne wykonanie), generowanie dokumentów księgowych.
• Drukowanie zestawień o przekroczeniach budżetu, zobowiązaniach, należnościach wymagalnych.

Zakres funkcjonalny systemu

System FK obejmuje następujące obszary funkcjonalne:

Poznaj sposób organizacji pracy

Budżet i kontrola wykonania

KSeF i rozliczenia VAT

Najczęściej używane funkcje

Jak korzystać z dokumentacji

Dokumentacja podzielona jest na rozdziały odpowiadające poszczególnym widokom i rejestrom systemu. Każdy rozdział zawiera:

1. Opis biznesowy przeznaczenia widoku,
2. Zrzut ekranu widoku oraz paska narzędzi z opisem akcji,
3. Opis tabeli/listy głównej wraz z kolumnami,
4. Sposoby filtrowania, grupowania i sortowania danych,
5. Opis paneli szczegółów (zakładek, paneli dolnych), jeśli występują.