Kontrola danych — Kontrola numeracji wg dzienników
Co robi
Funkcja weryfikuje, czy numeracja dokumentów zaksięgowanych w poszczególnych dziennikach jest zgodna z formatem numeracji przypisanym do danego dziennika/planu kont.
Dostęp do funkcji
Funkcja dostępna jest z menu głównego: Katalogi → Kontrola danych → Kontrola numeracji wg dzienników, widoczna na liście obok pozostałych pozycji podmenu (Kontrola sum analityk, Kontrola kont w obrotach, Kontrola dat dokumentów i dekretów, Kontrola segmentów kont i in.).
Potwierdzenie uruchomienia
Po wybraniu tej pozycji system wyświetla okno ostrzegawcze:
| Element | Opis |
|---|---|
| Treść komunikatu | „Przed uruchomieniem kontroli inni użytkownicy nie powinni pracować w programie. Czy kontynuować?" |
| Tak | Uruchamia kontrolę. |
| Nie | Anuluje operację. |
Wynik uruchomienia
Po potwierdzeniu system wyświetla komunikat informacyjny:
| Element | Opis |
|---|---|
| Treść komunikatu | „Brak dokumentów z błędną numeracją na dzienniki." |
| Przycisk | OK — zamyka komunikat. |
Znaczenie kontroli dla księgowego
Ostrzeżenie o konieczności wstrzymania pracy innych użytkowników na czas kontroli wskazuje, że operacja przelicza/weryfikuje numerację dokumentów zbiorczo w obrębie dzienników — równoczesne rejestrowanie nowych dokumentów przez innych użytkowników mogłoby zafałszować wynik lub spowodować konflikt numeracji w trakcie jej trwania.
Poprawna, ciągła numeracja dokumentów w dzienniku ma znaczenie dla:
- zachowania chronologii zapisów księgowych wymaganej przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych,
- łatwości odnalezienia i zweryfikowania konkretnego dokumentu podczas kontroli lub audytu,
- poprawności wydruków i zestawień opierających się na kolejności numerów w dzienniku (np. rejestrów chronologicznych).
Błędna numeracja — np. luki, duplikaty lub numery niezgodne z przyjętym formatem dziennika — utrudnia jednoznaczne powiązanie zapisu księgowego z jego miejscem w dzienniku i może być kwestionowana podczas kontroli poprawności ksiąg rachunkowych.